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Brisa implementa novo Sistema de Expediente com tecnologia Red Hat / JBoss

Gonçalo Bernardo, Project Manager do Grupo Brisa, comenta quais os benefícios na implementação do novo sistema de expediente, concebido para integrar os diferentes sistemas dos vários departamentos, de acordo com as necessidades específicas de cada área. Esta solução foi desenvolvida com tecnologia Red Hat / JBoss permitindo minimizar custos, normalizar processos, agilizar a operação, e aumentar a produtividade do Grupo.

1. Quais as necessidades que considera terem estado na origem da implementação de uma solução de ECM de alta performance?

Foram agrupados os vários expedientes e canais de entrada de documentação num único expediente da BRISA. Esta organização teve por base a decisão de ter um único canal de entrada e saída de documentação, quer físico quer digital, num único arquivo físico, com as várias empresas do Grupo BRISA.

Com estas necessidades, o expediente torna-se um processo muito importante na estrutura do grupo, não só pela necessidade de ter SLA`s mais curtos, mas também porque é fundamental aceder com a maior brevidade possível, para que exista um aumento de produtividade.

2. Quais os fatores críticos de sucesso desta iniciativa e real impacto no negócio?

O SGE teve como principal e grande objetivo a centralização de toda a documentação de entrada e saída do Grupo BRISA. Esta centralização obrigou que o Expediente passasse a ter uma única aplicação de Triagem, análise e classificação para encaminhamento direto para as várias áreas e aplicações do Grupo BRISA (VV+, SICOR, Prevenção, BOC, SAP, etc.)

Desta forma, é necessário que os expedientes tenham uma ferramenta de usabilidade simples, direta e rápida, que possa dar resposta a mais de 5.000 processos/dia de entrada.

3. Quais os principais desafios e abordagens que gostaria de destacar neste projeto?

O SGE teve como princípio a substituição de uma aplicação com mais de 6 anos (Classys). Um dos compromissos foi não alterar o modo de classificação, para que os impactos com o negócio fossem os mínimos, não comprometendo os procedimentos existentes entre as várias aplicações do Grupo BRISA.

  • Renovação da imagem
  • Agilidade de alteração do SGE para futuras novas funcionalidades
  • Adaptação do SGE aos novos tipos de documentos existentes no dia a dia (Google Drive, Office 365, documentos de aplicações iOS, etc.)
  • Integração com várias aplicações (SAP, OutSystems, aplicações desenvolvidas à medida, clientes de finishing, FTP, NTFS, etc.)
  • Novas funcionalidades de comunicação entre a equipa de Expediente
  • Atribuição de lotes de classificação automaticamente para os vários Grupos de Expediente.

A Xpand IT como parceiro de desenvolvimento, foi essencial para a criação desta nova aplicação, quer a nível técnico, quer mesmo a nível funcional. Esteve sempre presente com voz ativa nas decisões que foram necessárias tomar, agindo de acordo com as necessidades dos vários negócios do Grupo BRISA.

Gonçalo Bernardo, Project Manager do Grupo Brisa

4. Por fim, o que espera obter desta parceria num futuro próximo?

Esperamos num futuro próximo contar com a Xpand IT para mais projetos, pois tem vindo a apresentar recursos que nos fazem sentir seguros para as várias necessidades que temos tido no desenvolvimento e manutenção das aplicações do Grupo BRISA.

Para conhecer na íntegra os detalhes deste projeto, consulte aqui o Caso de Sucesso da Brisa.

Bárbara RomeroBrisa implementa novo Sistema de Expediente com tecnologia Red Hat / JBoss