Hoje em dia, as organizações enfrentam o enorme desafio para controlar, organizar e manipular um dos seus mais importantes assets: O Conhecimento. Diariamente é gerada uma enorme quantidade de informação, sendo que a maioria de organizações lida com o problema através da implementação de regras de gestão de conteúdo e workflows. Sem esta gestão, a organização pode estar exposta a alguns riscos no que diz respeito a matérias legais / conformidade, conduzindo a curto-prazo a processos de negócio incapazes.

Enterprise Content Management (ECM) é uma solução que ajuda as organizações a enfrentar este tipo das ameaças, introduzindo novos conceitos da estrutura, ciclo de vida, gestão, controlo de acessos ao conhecimento produzido por seus empregados, sócios, clientes e fornecedores.

Visão de negócio

As soluções ECM são introduzidas geralmente nas organizações com o proposito de melhorar processos de negócio com focus na produtividade do utilizador/empregado. Desta forma, o 'conhecimento' pode ser corretamente categorizado e publicado facilitando a sua divulgação e pesquisa.

Com uma solução ECM, as organizações podem centralizar com segurança um repositório de informação, permitindo a fácil integração com aplicações existentes, como por exemplo: intranets/extranets, permitindo assim a disponibilidade do conhecimento entre aplicações.

As soluções ECM surgem muitas vezes relacionadas com necessidades de obrigações legais impostas pelas autoridades nacionais. Aplicando regras de retenção automatica e expiração, é possível ás organizações gerirem e controlarem toda a sua informação documental para fins legais. Recorrendo a workflows focados no negócio, é igualmente possivel obter um ambiente mais colaborativo do que os antigos processos baseados em papel. Este fornece uma visibilidade completa do workflow do processo, aumentando a eficiência de toda a organização.

Benefícios de negócio

Para enfrentar o futuro com processos mais simplificados, uma comunicação interdepartmental eficiente e sistemas legais de conformidade, deverão ser implementados. Este é precisamente o ponto que entra o Alfreco - ECM, trazendo benefícios reais como:

• Aumento de produtividade;
• Satisfação dos empregados, parceiros e do cliente;
• Conformidade legal;
• Wokflows dinamicos mapeados com o processos da empresa;
• ROI obtido em poucos meses;
• Controle apertado sobre o conhecimento da empresa e com segurança centralizada;

Benefícios Técnicos

O Alfresco Community Edition fornece as características chaves para um sistema ECM de gestão evolutivo, robusto, e seguro para fornecimento de conteúdos relevantes para os seus utilizadores e clientes. A solução Alfresco é construída em plataformas industry-standard, open-source, tais como a Spring, Hibernate, Lucene, MyFaces, JSR 168, JSR 170, e JSE5, com uma arquitectura completamente Service-Oriented. Características chaves (Contexto ECM):

Gestão Documental

Com Alfresco, as organizações podem implementar soluções de gestão documental proporcionando desta forma todos os serviços necessários para a criação, conversão, controlo, partilha, versionamento, pesquisa e o visualização dos documentos eletrônicos originais. A solução possui uma completa arquitetura Service-Oriented usando standards tais como a Spring, Hibernate, Lucene, MyFaces, JSR 168, JSR 170, e JSE5. O Alfresco funciona como um repositório centralizado de recursos digitais, permitindo que todas as entidades autorizadas procurem, naveguem e realizem check-in/check-out de documentos. A plataforma, fornece igualmente um sistema de controlo de versões, permitindo que os utilizadores se mantenham a par de arterações do documento original. Outras características DMS do Alfresco:

• Indexação de documentos
• Pesquisa de texto sobre documentos
• Gestão do ciclo de vida do documento
• Gestão de metadados de documentos
• Categorização/classificação de documentos
• Repositório de imagens digitais
• Entre outros...

Gestão de Registos

A gestão de registos, fornece um ambiente seguro e auditável para a criação, declaração, classificação, retenção, de destruição. As organizações podem assegurar a conformidade legal definindo políticas para registros uso, armazenamento, e disposição, com uma fuga de exame legalmente defensável. Integrando com exploração e tecnologias

• Conversão automática de formatos proprietários office para formatos neutrais de vendedor, de longo-termo, como Open Document Format (ODF) e Portable Document Format (PDF)
• Registos de corte de gestão de informação, para efeitos de arquivo;
• Registos da gestão da exploração e retenção, para efeitos legais;
• Registo do processo de transferência
• Registo da gestão de remoções
• Registo da gestão do ciclo de vida
• Arquivamento de Políticas
• Horários de Disposição

Gestão de Conteúdo Web

As funcionalidades de gestão de conteúdo web Alfresco fornecem um ambiente rico para criar, gerir e publicar conteúdo web. O conteúdo gerido pode incluir texto, HTML, ficheiros XML, gráficos e fotografias, video ou audio. Através desta solução as empresas podem integrar múltiplos sites distintos e formatos de dados, e dar aos utilizadores (muitas vezes pessoal de vendas, parceiros e clientes) acesso rápido a informação de forma rápida. Para gestão de conteúdo web, Alfresco fornece várias funcionalidades tais como:

• Criação de páginas de forma standard
• Workflow e processo de aprovação baseado em E-mail
• Modelos Pré-feitos: Websites e componentes de websites
• Reutilize websites já existentes: Reutilize facilmente o design
• Servidor de virtualização: Pré-visualize actualizações de sites web 2.0 em contexto, visualize o site no passado, presente ou futuro.
• Gestão de conteúdos web orientada aos processos de negócio

Collaboration

• Espaços de Equipa
• Fóruns de Discussão
• Quadros de Discussão
• Segurança Ad-hoc;
• Repositório de conteúdo controlado por versões;
• Pesquisa "full-text" de vários conteúdos.