Effizienz steigern: Wie Jira Business-Teams transformiert

Produktivität, Effizienz und Zusammenarbeit sind wesentliche Elemente in einer wettbewerbsintensiven, dynamischen Geschäftswelt. Business-Teams stehen zunehmend vor der Herausforderung, Projekte effizient zu managen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten involviert und mit den Unternehmenszielen abgestimmt sind.In unserer aktuellen beruflichen Realität wissen wir, dass Ressourcen knapp sind – sei es Zeit, Geld, Wissen, usw. Wir müssen effiziente Tools einsetzen, um Organisationen dabei zu unterstützen, ihre Arbeit effektiv durch kollaborative Lösungen zu managen.Projektmanagement-Tools sind daher ein zentrales Instrument für den Erfolg jeder Organisation. Das Werkzeug Jira Software von Atlassian, welches bei Software-Entwicklungsteams bereits sehr bekannt ist, ist für Business-Teams ebenso leistungsstark. Die Maximierung der Produktivität der verschiedenen Business-Teams beginnt und endet jedoch nicht mit der Implementierung von Tools wie Jira.

Der Weg zur operativen Exzellenz beginnt mit der Bewertung der Herausforderungen, denen Teams gegenüberstehen, um deren Prozesse optimal gestalten zu können. So kann das Tool den Arbeitsmethoden angepasst werden, die am besten zur Realität dieser Teams passen.

Jira ist eine vielseitige Plattform für die Zusammenarbeit, die sich an die verschiedenen Kontexte und Bedürfnisse von Organisationen anpasst. Eines ihrer Ziele ist es, die Verwaltung von Aufgaben zu erleichtern, von einfachen bis hin zu komplexen Projekten.
Seine Flexibilität ermöglicht eine vollständige Personalisierung und Anpassung der verschiedenen Funktionen, so dass es möglich ist, eine Vielzahl von Arbeitsmethoden in verschiedenen Branchen und Abteilungen zu transformieren und zu unterstützen, sei es in der Personalabteilung, im Marketing, im Finanzwesen oder in anderen Bereichen.
Mit seiner hohen Anpassungsfähigkeit hilft Jira bei der Umgestaltung der Prozesse verschiedener Geschäftsteams:

Compliance:

• Auditmanagement: Messung und Verwaltung des Fortschritts von Audits, einschließlich Planung, Durchführung, Dokumentation der Ergebnisse und der entsprechenden Empfehlungen – in Echtzeit und mit Sichtbarkeit des Fortschritts der verschiedenen Audits;
• Dokumentenmanagement: Erstellung, Überprüfung und Genehmigung von Unterlagen im Zusammenhang mit bestimmten Vorschriften.

Personalwesen (HR):

• Leistungsbewertung: Konfiguration und Verfolgung von Leistungsbewertungszyklen, Feedback-Aufzeichnung zur Zielsetzung für Mitarbeiter. Rekrutierung: Management des Rekrutierungsprozesses, von offenen Stellen über die Überwachung laufender Bewerbungen bis hin zu den Interview- und Auswahlstufen.

Marketing:

• Kampagnenmanagement: Planung und Überwachung von Marketingkampagnen, von der Ideenphase bis zur Ausführung und Analyse der Ergebnisse;
• Content Management: Koordinierung der Erstellung, Überarbeitung, Übersetzung und Veröffentlichung von Inhalten, Erleichterung der Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen am Prozess beteiligten Personen (Designer, Content-Autoren, Lektoren, SEO-Spezialisten, Übersetzer usw.).

Kundensupport-Teams

• Beschwerdemanagement: Erstellung, Priorisierung und Überwachung von Beschwerden, um die vom Kunden gemeldete Situation von der Eröffnung bis zur Lösung des Problems zu verfolgen und eine schnelle und effiziente Reaktion zu gewährleisten;
• Automatisierung: Richten Sie Automatisierungsregeln für häufig auftretende Situationen ein, z. B. Regeln für die Eskalation von Beschwerden, automatische Benachrichtigungen für die Überprüfung ausstehender Situationen, automatische Statusaktualisierungen, um die operative Effizienz zu verbessern.

Jira verfügt über eine breite Palette von Funktionen: Auf einer eher operativen Ebene können Sie Aufgaben erstellen, Prioritäten setzen, Fristen festlegen, verschiedene Zuständigkeiten zuweisen und den Fortschritt der verschiedenen Aufgaben überwachen.

Aus Sicht der Zusammenarbeit besteht einer der Hauptvorteile dieses Tools darin, dass es eine klare und effektive Kommunikation zwischen den verschiedenen Mitgliedern eines bestimmten Teams oder einer Abteilung erleichtert und fördert.

Durch Funktionen wie Kommentare, Dokumentanhänge, Erwähnungen und Echtzeit-Benachrichtigungen können alle Beteiligten über die neuesten Informationen und Entscheidungen zu bestimmten Projekten auf dem Laufenden gehalten werden.

Diese Echtzeitüberwachung ist essentiell, damit Teams ihre Liefertermine einhalten, verhindert die Verstreuung von Informationen und vermeidet Missverständnisse. Die Teamleiter erhalten einen umfassenden Überblick über alle Aufgaben in einem bestimmten Projekt und können fundiertere Entscheidungen über den Fortschritt der Aufgaben, die Kapazität des Teams, die Abhängigkeit von anderen Abteilungen usw. treffen.

Darüber hinaus ist es auch möglich, dass verschiedene Business-Teams KanbanBboards mit maßgeschneiderten Informationen erstellen, die einen klaren und direkten Überblick über den Status von Projekten bieten, wobei es möglich ist, zu wählen, welche Art von Informationen direkt dargestellt werden, sei es, wer für die Aufgabe verantwortlich ist, die Lieferfrist, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben oder jede andere Art von Kategorisierung, die erforderlich sein kann (Geschäftsbereich, Budget, etc.).

Beispiel eines Kanban-Boards mit einer Übersicht der Aufgaben und deren Status (zu erledigen, in Bearbeitung, in Prüfung und erledigt).

Darüber hinaus können Teams Dashboards erstellen, die unterschiedlichen Zwecken dienen. Projektmanager können beispielsweise Dashboards konfigurieren, die wichtige Informationen über verschiedene Projekte bereitstellen. Ob es sich um eine Liste ausstehender Aufgaben, den Fortschritt verschiedener Initiativen, bevorstehende Fristen oder die Aufgabenverteilung nach Mitarbeiter oder Geschäftsbereich handelt, Dashboards können das tägliche Management erleichtern und die Entscheidungsfindung unterstützen.

Beispiel für ein personalisiertes Dashboard mit Informationen zu einem Projekt: Anzahl der Aufgaben nach Priorität, Verteilung der Aufgaben nach Status, Sprints mit zugehöriger Aufwandsrate nach Mitarbeiter und abgeschlossene Aufgaben nach Sprint.

Nicht weniger wichtig ist die Fähigkeit, sich stark wiederholende Prozesse zu automatisieren. In einer Zeit, in der Effizienzsteigerung der Schlüssel zum Erfolg ist, ist Automatisierung von entscheidender Bedeutung.

Durch Automatisierung können die verschiedenen Geschäftsteams Jira so konfigurieren, dass bestimmte Aktionen automatisch ausgeführt werden. Egal, ob es sich um die Aktualisierung des Status einer Aufgabe, die Zuweisung von Aufgaben an verschiedene Verantwortliche in Abhängigkeit von verschiedenen Änderungen, das Versenden von Benachrichtigungen oder das Einholen von Genehmigungen handelt, diese Automatisierung ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf die Erbringung höherwertiger Tätigkeiten zu konzentrieren und somit die Produktivität des gesamten Teams zu steigern.

Dies sind nur einige der Funktionen, die Jira den Teams derzeit bietet, damit sie ihre Aufgaben zentralisieren und eine kollaborative Arbeitsbasis aufbauen können, die auf Produktivität, Effizienz und auch Transparenz ausgerichtet ist.

Wir bei Xpand IT sind der Meinung, dass die Einführung von Jira über die Implementierung eines Projektmanagement-Tools hinausgeht: Es geht darum, alte, ineffiziente Prozesse zu hinterfragen, neue Arbeitsmethoden zu finden und schließlich die verschiedenen Teams mit der Technologie und den Lösungen auszustatten, die sie benötigen, um ihre Produktivität zu steigern, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Qualität der Projekte zu erhöhen.

Kontaktieren Sie uns, um Ihr Team bei diesem Transformationsprozess zu unterstützen.