Use Case: Qualitätsmanagement mit Jira optimieren

Die Qualitätsabteilung ist dafür verantwortlich, dass die Produkte oder Dienstleistungen eines Unternehmens gleichbleibende Qualitäts- und Konformitätsstandards in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Diese Abteilung ist ein Schlüsselelement in jedem Unternehmen, da sie Aktivitäten durchführt, die dazu beitragen, die Qualität bei der Erbringung von Dienstleistungen zu gewährleisten und nicht nur den Ruf des Unternehmens, sondern auch seine Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt zu erhalten.

Zu ihren Aufgaben gehören unter anderem:

• Festlegung von Qualitätskriterien für Produkte oder Dienstleistungen, um sicherzustellen, dass sie den vorher festgelegten Normen und Standards entsprechen;

• Überwachung und Durchführung von Qualitäts- und Sicherheitskontrollen, um sicherzustellen, dass alle Produkte und Dienstleistungen den Erwartungen der Kunden und den Unternehmensstandards entsprechen;

• Antizipieren von Problemen mit dem Ziel, die Effizienz der Prozesse und die Qualität der Produkte und Dienstleistungen kontinuierlich zu verbessern;

Als eine Abteilung, die sich um die Aufrechterhaltung von Exzellenz und Konformität bemüht, steht die Qualitätsabteilung oft vor komplexen und zeitaufwändigen Herausforderungen, die sich direkt auf die betriebliche Effizienz, aber auch auf die Kunden- und Nutzerzufriedenheit auswirken.

Auf der anderen Seite stellt die kontinuierliche technologische Entwicklung die Abteilungen, die keine digitalen Werkzeuge verwenden, vor große Herausforderungen, insbesondere wenn diese zur Optimierung des Qualitätsmanagements beitragen.

Einige der Herausforderungen, denen sich diese Abteilung gegenübersieht, sind:

• Überwachung der Einhaltung der Vorschriften

Mangelnde Transparenz und Kontrolle von Prozessen und Maßnahmen zwischen den Teams erschweren es, die Ursachen von Problemen zu erkennen, ihnen nachzugehen und die Umsetzung von Lösungen zu überwachen;

• die Überwachung von Gesetzesänderungen

Die operativen Prozesse der Teams und die Wettbewerbsvorteile des Unternehmens selbst werden häufig durch die Schwierigkeit beeinträchtigt, die Umsetzung der regelmäßigen Änderungen der Rechtsvorschriften zu überwachen;

• Koordination interner und externer Audits

Je nach Größe des Unternehmens kann es schwierig sein sicherzustellen, dass alle Abteilungen gemäß den erforderlichen Vorschriften und Verfahren geprüft werden;

• Leistungsmessung und Feedback

Das Fehlen wirksamer Mechanismen zum Sammeln und Analysieren von Feedback erschwert die Messung von Schlüsselindikatoren, die für Abteilungen oder Prozesse festgelegt wurden;

• Übermäßige Dokumentation

Informationen – sowohl manuelle als auch digitale – sind in der Regel über verschiedene Anwendungen verstreut, was den Zugang und die Aktualisierung erschwert.

Die oben genannten Herausforderungen unterstreichen die Bedeutung einer flexiblen und robusten Lösung, die in der Lage ist, Prozesse zu automatisieren und zu vereinfachen. Gleichzeitig unterstreichen sie die Notwendigkeit, die Kommunikation innerhalb und zwischen den Abteilungen zu verbessern, damit diese Abteilung mit maximaler Effizienz und nach ihren eigenen Qualitätsparametern arbeiten kann.

Jira – ein Tool zur Prozessautomatisierung und Verbesserung der Kommunikation, ermöglicht es der Abteilung, sich auf die Umstrukturierung und Optimierung der bestehenden Arbeitsabläufe zu konzentrieren. Dank seiner Anpassungsfähigkeit und Personalisierbarkeit ist es in der Lage, die spezifischen Bedürfnisse des Teams zu erfüllen.

Die Implementierung von Jira umfasst einige Schlüsselfunktionen, die für Sie und Ihre Abteilung von entscheidender Bedeutung sein können:

• Personalisierte Arbeitsabläufe:

Erstellen und personalisieren Sie Arbeitsabläufe, die die tatsächlichen Prozesse Ihres Teams widerspiegeln. Sie können nicht nur alle Phasen Ihres Arbeitsprozesses abbilden, sondern auch sicherstellen, dass alle Phasen des Qualitätsmanagements wie geplant durchgeführt und überwacht werden;

• Aufgaben erstellen und überwachen: 

Erstellen und überwachen Sie alle Aufgaben in Ihren Prozessen in Echtzeit, mit vollständiger Transparenz der Kapazitäten Ihres Teams und der laufenden, anstehenden oder bereits abgeschlossenen Aufgaben;

• Echtzeit-Dashboards:

Erstellen Sie innerhalb von Minuten personalisierte Dashboards in Jira. Zeigen Sie kritische Leistungsindikatoren, Auditpläne oder andere Informationen an, die Sie benötigen;

• Automatisieren Sie Benachrichtigungen:

Richten Sie ein Warnsystem ein, damit Ihre Teammitglieder automatisch über kritische Aufgaben oder anstehende Fristen informiert werden. Auf diese Weise können Sie die Reaktionszeit und den Kommunikationsfluss in Ihrem Team verbessern.

Mit der Einführung von Jira können Sie Ihr Zusammenarbeitsmodell grundlegend verändern und eine effiziente Verwaltung Ihrer Aufgaben erreichen, während Sie gleichzeitig die Kommunikation innerhalb und zwischen den Abteilungen verbessern und ein besseres Kapazitätsmanagement erzielen.

Jira kann spezifisch konfiguriert werden, um eine konkrete Antwort auf Ihre Herausforderungen zu geben, da es eine integrierte Lösung bietet, die eine größere Effizienz im Tagesgeschäft gewährleistet.

Die wichtigsten Ergebnisse nach der Einführung von Jira:

• Effiziente Zusammenarbeit zwischen Abteilungsmitgliedern und anderen Unternehmensbereichen;
• Reduzierung des Zeitaufwands für manuelle und sich wiederholende Aufgaben, wodurch mehr Zeit für die Entwicklung komplexerer Aufgaben zur Verfügung steht;
• Prozessoptimierung und Kostensenkung bei den organisatorischen Ressourcen;
• Automatisierung von Aufgaben, Zentralisierung der digitalen Dokumentation für einen leichteren Zugriff.

Unser Team ist multidisziplinär und in der Lage, Sie bei verschiedenen Aspekten zu unterstützen, von der Definitionsphase bis zur Implementierung der Lösung. Wir setzen unsere gesamte Erfahrung und unser Know-how in verschiedenen Bereichen, einschließlich Qualitätsmanagement, ein, um Ihnen den besten Ansatz zu bieten, der stets auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist. Wenn Sie weitere Informationen wünschen, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.