Filipa Moreno

A tecnologia e o futuro da indústria do retalho

3 min

Ao longo dos últimos anos, a tecnologia tem sido um elemento de disrupção para todas as indústrias da economia. A indústria do Retalho não é exceção e não precisamos de pensar durante muito tempo para conseguimos listar as diferentes maneiras em como a tecnologia tem impactado a nossa vida nos diferentes papéis que realizamos no nosso quotidiano – enquanto profissionais, enquanto pais e mães, enquanto educadores, enquanto consumidores. Na capacidade de consumidores, a verdade é que a tecnologia tem sido o verdadeiro instigador das nossas mudanças de hábitos, das nossas preferências relativamente ao que consumimos e como o fazemos e também determinante na forma como nos relacionamos com as diferentes marcas com quem interagimos ao longo da nossa vida.

Para além da tecnologia, outros fatores têm causado disrupção na indústria do retalho, nomeadamente a mudança de comportamentos dos consumidores, o crescimento do e-commerce e, mais recentemente, a pandemia global que ainda hoje atravessamos. Com a pandemia e sucessivos confinamentos, novos desafios surgiram para a indústria: o facto de apenas as farmácias, supermercados e outras lojas consideradas essenciais se encontrarem abertas durante diferentes períodos de tempo, fez com que os retalhistas tivessem que se readaptar e reorganizar rapidamente sob risco de não conseguirem vingar em tempos tão desafiantes.

O online foi a escolha óbvia para os consumidores que se viram confinados em casa, sem poder visitar as lojas onde compravam muitos dos seus produtos: quem nos diz é um artigo das Nações Unidas que demonstra que o comércio eletrónico tem assistido a um crescimento “dramático”, passando de 16% de todas as vendas  para 19% em 2020. Ainda assim, muitos retalhistas, incluindo a gigante irlandesa Primark, nem sequer tinham canais digitais implementados que lhes permitisse continuar a sua atividade enquanto as suas lojas físicas se encontraram fechadas. Outros até tinham algum tipo de canais digitais (uma aplicação mobile ou uma loja online), mas o aumento acelerado das vendas online acabou por dar visibilidade a várias fragilidades que até então não eram muito notórias: dificuldade no processamento de encomendas, sistemas pouco versáteis e ágeis, informação dispersa em diferentes sistemas das organizações, pouca agilidade em todo o supply chain, entre outros. Então, como pode a tecnologia mudar o futuro da indústria do retalho?

indústria do retalho

Como a tecnologia está a mudar o futuro da indústria do Retalho

Como podemos constatar, os desafios que os retalhistas enfrentam atualmente são vários e a tecnologia pode ajudar a responder a muitos deles, permitindo que as organizações reestruturem modelos de negócio e otimizem as suas operações, seja interna ou externamente. São várias as tecnologias a contribuir para a inovação dentro do setor: Business Intelligence, Big Data, Realidade Aumentada, Inteligência Artificial, Automação, entre outras.

A Inteligência Artificial (IA), por exemplo, é uma tecnologia instrumental para melhorar diferentes processos do setor. Esta é uma tecnologia que tem diversos casos de uso: seja para implementar chatbots que prestem apoio ao cliente, otimização do processo de entrega, tornar as lojas mais digitais sem ser necessário colaboradores nas caixas, controlo de stock nas prateleiras, entre outros. Outra das tecnologias mais preponderantes para o setor é a automação. Esta é outra tecnologia que oferece diversos casos de uso que poderão ser implementados na realidade do setor do retalho que oferece muitos benefícios às organizações: com recurso a RPA (Robotic Process Automation), é possível automatizar diferentes processos internos, como por exemplo, informação sobre entregas de pedidos, encomendas e faturação, categorização de produtos, planeamento de campanhas promocionais e até devoluções de produtos. De facto, ambas as tecnologias poderão ajudar a revolucionar muitos dos processos que atualmente ainda se encontram dependentes de recursos humanos e, como tal, são fundamentais para gerar eficiências internas que, por sua vez, têm um impacto concreto na experiência do consumidor e na sua satisfação. Se pensarmos que, de acordo com um estudo da McKinsey, 50% das atividades neste setor têm potencial para ser automatizadas com tecnologia que já está atualmente ao nosso dispor, como é o caso da IA e da automação, conseguimos perceber que existe ainda muitos processos que poderão ser transformados, melhorados e otimizados. O importante será identificar casos de uso específicos onde a tecnologia poderá fazer maior diferença para o futuro da indústria do retalho e começar por dar esse passo.

Os retalhistas estão sob uma enorme pressão para se ajustarem rapidamente ao mercado e aos consumidores que servem e estes precisam de constantemente encontrar formas de inovar, utilizando a tecnologia para rever os seus modelos de negócio e, no fundo, para se reinventarem e tornarem-se negócios mais resilientes, capazes de sobreviver a mudanças abruptas e inesperadas.

Enquanto especialistas em tecnologia, a Xpand IT poderá ajudá-lo a explorar de que forma poderá utilizar a tecnologia – nas suas diferentes vertentes – para endereçar os desafios que tem atualmente entre mãos.


Filipa MorenoA tecnologia e o futuro da indústria do retalho
read more

Saúde Digital: a medicina do futuro (e do presente)

3 min

Uma das indústrias mais afetadas pela pandemia foi a da saúde. A pandemia global colocou imensa pressão nos serviços nacionais de saúde a nível global, enchendo hospitais com pessoas necessitadas de cuidados urgentes e imediatos, sem esquecer que a restante atividade e as restantes pessoas que já necessitavam de outros cuidados, relativos a outras doenças, não poderiam ser ignoradas e também estas necessitavam de cuidado continuado. Esta pandemia não colocou pressão apenas nos muitos profissionais que passaram a ter que trabalhar longas horas para fazer face à falta de recursos humanos, muitas vezes colocando a sua saúde em risco, mas também nas próprias infraestruturas que até então estavam disponíveis para fazer face às necessidades dos diferentes países.

Os profissionais de saúde são um elemento fundamental na sociedade para garantir um apoio continuado à saúde e bem-estar de todos os cidadãos. Conseguimos reconhecer o papel fundamental que estes têm: resultado foram as inúmeras homenagens prestadas ao longo do primeiro confinamento. Estes trabalham num ambiente altamente complexo e em condições de elevado risco pessoal e, muitas vezes, não têm todos os recursos necessários para desenvolver o seu trabalho com eficiência total. Os médicos, enfermeiros e todas as restantes equipas que trabalham na área da saúde necessitam de ferramentas robustas e flexíveis que lhes permitam prestar os melhores cuidados disponíveis aos seus pacientes.

A pandemia foi responsável por acelerar a digitalização em grande escala de diferentes processos em múltiplas indústrias. A indústria da saúde não foi diferente – de facto, uma das oportunidades que a pandemia global nos ofereceu foi colocarmos em prática a rápida digitalização desta indústria, encontrando novas formas de prestar aos pacientes os melhores cuidados de saúde, mesmo à distância. Um exemplo prático foi o crescimento acelerado das teleconsultas durante e após os períodos mais conturbados da pandemia: de acordo com a Statista, em 2019, o mercado da telemedicina estava avaliado em cerca de 49,9 mil milhões de dólares. Até 2030, projeta-se que o mercado chegue até aos 460 mil milhões de dólares.

Saúde digital – um novo paradigma nos cuidados de saúde

Ainda que tenhamos muito a lamentar com esta pandemia, uma das aprendizagens que podemos retirar deste evento é que a tecnologia e a consequente digitalização de diferentes processos trazem inúmeros benefícios às diferentes instituições cuja prioridade é cuidar da saúde e bem-estar dos utentes. Existem diferentes tecnologias que já estão atualmente a ser utilizadas em prol de uma melhoria consistente dos cuidados de saúde: falamos de tecnologias como a Inteligência Artificial (IA), a Cloud, Big Data e tecnologias de automação, por exemplo.

O grande propósito da digitalização, em qualquer setor ou indústria, é o de melhorar e até aumentar a produtividade e a eficiência operacional dos diferentes departamentos de uma organização, tirando partido da simplificação e automação de diferentes processos, processos estes que até então estavam dependentes de humanos para serem realizados ou, estando baseados em ferramentas não digitais, eram inconvenientes e pouco ágeis.

A automação de processos tem inúmeros benefícios para uma área como a saúde: esta pode oferecer diferentes mecanismos de melhorar o atendimento que é prestado ao utente, de uma forma mais facilmente escalável. O propósito de automatizar diferentes processos, no entanto, deverá estar sempre centrado no utente: quando pensamos na digitalização da saúde, pensamos na forma como o paciente irá ser beneficiado ao utilizar esses serviços. O objetivo deve passar por conseguirmos oferecer uma maior autonomia ao paciente, oferecendo-lhe, por exemplo, a possibilidade de agendar uma consulta ou um exame através de um canal digital ou até um portal dedicado onde o utente consiga consultar todo o seu histórico de interações com uma dada instituição de saúde. Existem diferentes momentos da jornada de um cliente que poderão ser digitalizados e automatizados, por forma a que não estejam totalmente dependentes de recursos humanos – o check-in e o check-out de um paciente numa clínica, por exemplo, são momentos que poderão ser otimizados com recurso à tecnologia.

Por outro lado, utilizando a automação para gerar eficiências internas, conseguiremos igualmente melhorar a experiência do utente: com o auxílio da digitalização, passa a ser possível determinarmos novas formas de gerir informação sobre o doente, acelerar o diagnóstico e torná-lo mais preciso, agilizar a comunicação entre as equipas multidisciplinares por forma a que todas tenham uma visão holística do doente, e a partilha eletrónica de relatórios e exames médicos, entre outros processos.

O futuro da saúde passa também pelo digital e o panorama da indústria está a mudar com as constantes inovações que a tecnologia permite. Sabemos que a tecnologia já é pervasiva em diferentes indústrias e, enquanto consumidores, o nosso nível de aceitação de ferramentas digitais é cada vez maior. Assim, à medida que o digital se “confunde” com o presencial, iremos considerar cada vez mais natural encontrar um modelo híbrido, onde o “ir ao médico” já não significa necessariamente dirigirmo-nos a um hospital, estar horas numa fila de espera, para encontrar um médico do outro lado da secretária pronto para ouvir as nossas dores. No futuro (cada vez mais próximo), encontraremos cuidados de saúde integrados, mais próximos, com mais e melhor informação sobre o nosso historial clínico e, acima de tudo, mais personalizados.

Fale connosco para descobrir sobre como poderá utilizar as diferentes tecnologias que mencionámos para dar um passo em frente em direção a esse futuro.


Filipa MorenoSaúde Digital: a medicina do futuro (e do presente)
read more

Automatização de processos em SAP (com Robotic Process Automation)

3 min

De acordo com a Statista, é estimado que a indústria da automação gere cerca de 214 mil milhões de dólares globalmente, um aumento de 15% face ao ano de 2019. Estes dados demonstram que o mercado da automação se encontra em franco crescimento e, sem qualquer surpresa, a pandemia provocada pelo COVID-19 veio gerar ainda mais interesse por esta tecnologia por parte das organizações, pelo grande potencial que lhes oferece no que toca à modernização das suas operações.

A automação, enquanto conceito, pode ter diferentes vertentes dentro de uma organização e, claro, pode ser implementada utilizando diferentes tecnologias.

A automação, enquanto conceito, pode ter diferentes vertentes dentro de uma organização e, claro, pode ser implementada utilizando diferentes tecnologias. Na sua vertente mais lata, automação consiste em automatizar processos internos para aumentar eficiência e produtividade – e gerar economias de escala. Como acontece na escolha de qualquer tecnologia, as empresas procurarão sempre aquelas que lhe tragam mais benefícios e com menor esforço (de implementação, adoção, etc.) de modo a obter o melhor retorno no investimento.

O grande objetivo da automação é pegar num processo manual e repetitivo e torná-lo independente de qualquer interação humana. Como é fácil de perceber, existem inúmeros processos que podemos começar a automatizar, inclusivamente em sistemas que a organização já utiliza no seu dia a dia. É o caso, por exemplo, do SAP – sistema de gestão utilizado em muitas organizações, e um alvo preferencial na criação de fluxos de automação, que permitam otimizar o tempo de todas as equipas que têm de interagir com a plataforma.

Automatização de processos em SAP: caso de uso prático

Hoje em dia, já é possível fazer a automatização de processos em SAP para diferentes ações através do Power Automate da Microsoft, um dos componentes da Power Platform. Isto é possível tirando partido de conectores existentes ou, em alternativa, caso ainda não exista um conector adequado, acedendo às capacidades de Robotic Process Automation (RPA) que o Power Automate Desktop disponibiliza a todos os utilizadores. Estas capacidades de RPA permitem fazer uma gravação da interação que se pretende automatizar, podendo repeti-la quantas vezes se desejar e, desta forma, poupar tempo precioso que pode depois ser orientado para outras tarefas.

A que tipo de processos nos referimos? Um dos casos de uso práticos que já implementamos tem por base uma tarefa morosa, manual e altamente repetitiva que tem que ser feita em SAP. Não havendo qualquer conector disponível, utilizámos o RPA do Power Automate Desktop para conseguir gravar a interação que nos interessava no SAP e depois conseguir reproduzi-la de forma automática, sempre que é necessário fazê-lo. Imaginemos, então, que todos os dias recebe um conjunto de documentos que tem que analisar, extrair informação para depois conseguir introduzi-la em diferentes campos no SAP. Diariamente, e por várias vezes, tem que aceder ao SAP, analisar os documentos e transferir a informação relevante para o seu sistema de gestão, gastando preciosos minutos cada vez que tem que realizar este processo. Com o Power Automate Desktop, passa a ser possível gravar todos os passos desta interação e automatizá-la, por forma a que seja o fluxo sozinho a recuperar a informação que interessa dos documentos e inseri-la automaticamente nos campos adequados do SAP, sem ser necessária qualquer intervenção humana.

A grande vantagem que temos ao utilizar o Power Automate para automatizar esta tarefa é o facto de conseguirmos automatizar não apenas a interação que faríamos em SAP, mas o processo na sua totalidade.

A grande vantagem que temos ao utilizar o Power Automate para automatizar esta tarefa é o facto de conseguirmos automatizar não apenas a interação que faríamos em SAP, mas o processo na sua totalidade. Isto é, com apenas uma única ferramenta, conseguimos fazer com que um fluxo de Power Automate capture os documentos que temos que analisar, conseguimos ter um modelo de Inteligência Artificial a analisar e a extrair os dados dos documentos e, por fim, conseguimos reproduzir o fluxo de RPA e inserir os dados no SAP. Tudo isto acontece de forma automática, numa questão de alguns segundos, e sem que seja necessária qualquer pessoa intervir no processo – havendo a possibilidade de acompanhamento e auditoria para garantir a validade das ações efetuadas.

Assim, um processo que antes estaria altamente dependente de uma ação humana para ser realizado, passa a acontecer independentemente da disponibilidade do recurso humano que trataria deste processo, passando a poder dedicar o tempo ganho em tarefas mais complexas.

E agora? Qual o passo seguinte?

Se depois de ler este blogpost lhe surgiram várias ideias para automatização de processos em SAP, fale connosco. Na Xpand IT, a unidade de Digital Xperience tem-se focado, nos últimos anos, no desenvolvimento de soluções em Power Platform, ajudando diversas empresas a acelerarem a sua transformação digital e a tornarem-se mais produtivas e mais ágeis. A distinção de Parceiro do Ano da Microsoft Portugal para 2021 é um reflexo da nossa experiência neste tipo de tecnologias. Como tal, pode contar com a nossa ajuda e experiência para modernizar os processos internos da sua organização.


Filipa MorenoAutomatização de processos em SAP (com Robotic Process Automation)
read more

User Experience: A importância da experiência e como começar

4 min

Nunca se falou tanto em experiência como nos últimos anos, muito pelo facto de que estamos cada vez mais inseridos num novo paradigma que é essencialmente digital. E porque a economia em que vivemos assenta no digital, torna-se absolutamente crítico que as empresas ofereçam experiências relevantes aos seus clientes.  Muito se fala sobre como uma User Experience pode ser um elemento diferenciador para os consumidores, mas há muitas vezes dificuldade em perceber como podemos materializá-la de forma concreta e com valor para todos os envolvidos. Conseguimos reconhecer porque é que empresas como a Uber, a Spotify ou a Revolut oferecem experiências digitais convenientes, seamless e altamente satisfatórias, mas quando começamos a pensar em construir algo semelhante para os nossos próprios consumidores, sentimos que não é assim tão fácil entregar uma experiência memorável.

Mas porque é que a experiência se tornou elemento tão importante?

Com a utilização cada vez mais frequente de smartphones passou a ser possível estarmos mais tempo ligados, estarmos mais próximos de serviços dos quais precisávamos, e passámos a ter a possibilidade de satisfazer as nossas necessidades de forma mais imediata. As necessidades e expetativas dos consumidores foram ficando cada vez mais exigentes, algo potenciado até por fatores biológicos: o facto de podermos fazer o que precisamos, quando precisamos, faz-nos sentir uma gratificação instantânea que liberta dopamina e que, por sua vez, causa sentimentos de felicidade e de realização pessoal. Como tal, a experiência passou efetivamente a ser um elemento diferenciador da jornada do consumidor e, muitas vezes, um elemento que distingue o sucesso (ou não) de muitas marcas – independentemente do canal digital utilizado.

Construir experiências: os cinco principais ingredientes

A experiência ideal é aquela que permite aos utilizadores realizar uma tarefa de forma eficaz, positiva e que termine com uma sensação de satisfação. Esta premissa é enganadoramente simples. A construção da experiência ideal é uma jornada mais complexa do que à partida se possa pensar: na verdade, é uma jornada de aprendizagens, de tentativa e erro, de sucessos e insucessos e de muitas iterações e evoluções. Não tem propriamente um início, meio e fim, porque a experiência ideal vai mudando conforme os nossos utilizadores vão, também eles, mudando, sendo por isso iterativa por natureza.

A solução para um problema de experiência de utilização passa por obter resposta clara às seguintes questões:

  1. Qual é o problema? (Identificar o problema);
  2. Quem tem este problema? (Para quem estamos a projetar a experiência?);
  3. Como resolver o problema (Estratégia);
  4. Quais são os objetivos? (De negócio e dos utilizadores);
  5. Que funcionalidades são requeridas para atingir esses objetivos? (Requisitos funcionais);
  6. Como funcionará o produto para que os objetivos sejam alcançados? (Solução do problema).

Na essência, um projeto de UX consiste nas seguintes fases-chave:

1 – Estratégia

Sem estratégia, não há caminho. Sem caminho e orientação, é difícil (para não dizer impossível) construir uma experiência com uma base sólida e este é meio caminho andado para que o projeto não tenha sucesso. É, portanto, essencial definir uma visão e um propósito para colocar à disposição dos utilizadores uma experiência eficaz. É essa definição de intenções que nos vai ajudar a moldar os objetivos e visão de negócio, a identificar as necessidades dos utilizadores, a mapear o sucesso da iniciativa e como o queremos medir.

2 – Pesquisa

A construção de uma experiência implica identificar o(s) problema(s) a resolver. Só após a identificação clara dos desafios que se colocam aos utilizadores é que faz sentido idealizar como os solucionar. Assim, identificando e priorizando as diferentes jornadas de utilização, torna-se mais claro materializar o caminho para a solução, com as várias ferramentas que se encontram à nossa disposição.

3 – Análise

Sendo claro o problema que queremos resolver e ainda antes de começarmos a concretizar alguns aspetos da experiência que queremos construir, é essencial passarmos por uma fase de interpretação. O objetivo desta fase é retirar insights preciosos que nos vão ajudar a assentar as bases da experiência memorável que queremos construir. Tipicamente, é neste momento que construímos personas, que utilizamos user stories, mapas de experiência e outras ferramentas para nos guiar e orientar.

4 – Design

Esta fase da jornada da construção da experiência é ainda mais colaborativa – este é o momento em que, depois de termos maturado sobre o problema que queremos resolver e já tendo construído as bases de como vamos solucioná-lo, vamos começar a materializar a nossa visão, seja em protótipos funcionais ou em wireframes. O objetivo principal é, com recurso a protótipos funcionais de baixa fidelidade, testar as ideias com os utilizadores que irão interagir com o produto e vivenciar a experiência.

5 – Produção

O último elemento desta jornada é a produção de todos os ativos que farão parte da experiência, sejam os protótipos e layouts de alta fidelidade ou o sistema de design, com todos os componentes que lhe são inerentes. Este é um dos momentos-chave do processo: através das sessões de testes e outras validações que sejam necessárias, este é um passo que não pode faltar ao construir uma excelente experiência.

User Experience na Xpand IT

Reconhecemos que a construção de experiências memoráveis centradas nos utilizadores implica conhecimento técnico especializado e know-how específico e, também reconhecemos a importância que a experiência de utilização tem para conseguirmos entregar produtos digitais bem-sucedidos nos mercados em que estão inseridos. Por isso, a unidade de User Experience da Xpand IT tem investido nos últimos anos na oferta de serviços nesta área, por forma a fazer crescer o portefólio de soluções de design centrado no utilizador.

O trabalho desenvolvido em User Experience baseia-se no know-how ganho ao longo de vários anos, e do trabalho feito com as várias tecnologias com as quais trabalhamos. Acreditamos que a tecnologia fará sempre a diferença na construção de boas experiências. Pensar na experiência que queremos implementar permite-nos começar a conversa mais cedo, e garantir que depois implementamos projetos que fazem a diferença.

Conheça a nossa unidade de User Experience e a forma como o podemos ajudar aqui.


Filipa MorenoUser Experience: A importância da experiência e como começar
read more

Automação de processos com RPA (o futuro das organizações)

4 min

A tecnologia de RPA (Robotic Process Automation) é uma das tendências tecnológicas dos últimos anos, e a sua adoção foi claramente acentuada no decurso da pandemia que todos atravessamos. A automação de processos com RPA tornou-se um dos mantras das organizações dado que num contexto onde as pessoas foram colocadas a trabalhar fora dos escritórios e longe umas das outras ficaram visíveis várias fragilidades de processos demasiado dependentes de ação humana. Tendo em conta a crescente digitalização dos negócios nas mais variadas indústrias, a automação torna-se cada vez mais premente, já que é precisamente por automatizar diferentes processos que as empresas são capazes de gerar maiores eficiências internas e tornar-se operacionalmente mais eficazes.

Apesar da tecnologia já existir há algum tempo, é expetável que o seu crescimento se continue a fazer sentir nas mais diferentes empresas e mercados, especialmente porque, como já foi referido, a pandemia aumentou o interesse das organizações nestas tecnologias. Segundo a Gartner, até 2024, as grandes organizações vão triplicar a capacidade dos seus portefólios de RPA e a consultora prevê ainda que quase metade de todos os novos clientes de RPA serão perfis de negócio e não apenas de TI (tecnologias de informação).

Neste sentido, a adoção da tecnologia de RPA torna-se mais premente que nunca. Os benefícios da implementação deste tipo de ferramentas nas organizações são muitos: conseguir uma maior produtividade dos processos, diminuir as possibilidades de erro humano, alcançar um rápido ROI e até a escalabilidade que a tecnologia nos permite, entre outros. São muitos os argumentos que poderíamos oferecer para começar já hoje a revolucionar os processos internos da sua organização e a razão pela qual, se ainda não o faz, deverá começar a estar atento à forma como este espaço irá evoluir.

Duas funcionalidades de RPA em Power Automate a não perder:

Na unidade Digital Xperience, temos vindo ao longo dos anos a acumular alguma experiência com tecnologias de Robotic Process Automation. Através da Microsoft Power Platfom e, mais especificamente, através do Power Automate temos vindo a explorar e a demonstrar a diferentes clientes o verdadeiro potencial que esta tecnologia tem e, como tal, queremos realçar 2 funcionalidades diferentes que o poderão ajudar a tirar o máximo partido desta tecnologia quando a adotarem nas suas organizações.

1) Process mining

A componente de process advisor é uma das funcionalidades mais recentes de RPA no Power Automate. De uma forma simples, o process mining é uma ferramenta que nos permite descobrir, monitorizar e recolher informação pormenorizada para melhorar os processos de negócio. É muito simples utilizar esta funcionalidade: gravando os passos detalhados de cada processo, conseguimos gerar um mapa visual do mesmo. Com este mapa, estaremos depois capacitados para identificar oportunidades de melhoria, analisando os detalhes dos diferentes passos do processo. Esta funcionalidade também nos oferece insights e métricas importantes para que nos seja possível perceber, por exemplo, o que provoca entropias nos processos e identificar melhorias imediatas. No fundo, conseguem-se criar maiores eficiências nos processos e melhorar a forma de trabalhar da organização, dispondo de todas as informações essenciais para otimizar os processos internos que, no final do dia, poderá potencialmente ter reflexo na experiência que oferecemos ao cliente final.

Imagem 1: Mapa visual de um processo (fonte: Microsoft)

Imagem 2: Área de insights do Process Advisor (fonte: Microsoft)

2) Document automation

A funcionalidade de automação de documentos foi apresentada, à semelhança da anterior, muito recentemente e combina o melhor da tecnologia de RPA com o da Inteligência Artificial. O propósito da funcionalidade é ajudar as organizações a extrair e interpretar diferentes dados a partir de documentos (estruturados ou não) para automatizar todo o processo de interpretação e processamento, desde a chegada de um email com faturas e recibos até à aprovação desses mesmos documentos antes de serem inseridos no ERP. Desta forma, as organizações conseguem ganhar escala no processamento dos diferentes recibos e faturas que recebem ao longo do dia, ao mesmo tempo que libertam o tempo dos seus colaboradores para tarefas mais complexas e que aportem maior valor à organização – existindo ainda ganhos significativos no que respeita às restantes tarefas das equipas de contabilidade relacionadas com o processamento de despesas. O fluxo é muito simples: o primeiro passo começa com a receção dos documentos numa caixa de email. Os documentos são então analisados pelo AI Builder através de um modelo criado e treinado especificamente para este propósito. Feita esta análise e, caso seja necessário, a informação pode ser validada por um colaborador para garantir que não existe qualquer erro, e, após a aprovação, essa informação é então inserida no ERP ou qualquer outro sistema que a organização já utilize. Por fim, é sempre possível acompanhar e monitorizar o processo para garantir que todos os passos estão a correr como seria expetável.

Imagem 3: Fluxo de automação documental (fonte: Microsoft)

Próximos passos

A automação foi uma das tendências tecnológicas identificadas no nosso novo estudo Banking Industry: Digital Banking in a New World e é uma tecnologia que, conforme mencionado no início, irá continuar a crescer nos próximos anos.  A tecnologia de RPA é, de facto, uma peça essencial a considerar na caminhada de digitalização que as empresas terão que continuar a fazer para se modernizarem e para se manterem competitivas na economia cada vez mais digital em que vivemos.

Ficou com vontade de experimentar a tecnologia de RPA e estas funcionalidades que acabámos de partilhar consigo para começar a automatizar os processos mais repetitivos e manuais do seu dia a dia? Se está a considerar adotar esta tecnologia na sua organização ou se quer apenas perceber melhor qual o potencial que o RPA tem para revolucionar a agilidade e produtividade da sua empresa, fale connosco. Teremos todo o gosto em ajudá-lo a dar este passo importante para o futuro da sua organização.


Filipa MorenoAutomação de processos com RPA (o futuro das organizações)
read more

Modernização aplicacional com Azure: o caminho para a cloud

3 min

É comum ouvirmos dizer que as empresas precisam de se modernizar por forma a que consigam manter-se competitivas nos diferentes mercados e indústrias em que operam. Utilizamos muitas vezes o chavão de transformação digital para racionalizar as muitas decisões que as empresas têm que tomar na hora de escolherem que tecnologias implementar, que processos automatizar e que aplicações devem desenvolver para continuarem a oferecer os melhores serviços e produtos aos seus clientes. O termo “transformação digital” é suficientemente abrangente, mas será tão consequente quanto a robustez das iniciativas que forem realizadas.

A inovação ao nível da tecnologia é constante e as empresas têm cada vez mais necessidade de construírem sistemas e infraestruturas altamente personalizados e adaptados às suas necessidades e desafios específicos. É precisamente por esta constante evolução que surge o conceito de modernização aplicacional. Mas, afinal, em que consiste? A modernização de aplicações é o processo de analisar aplicações existentes, algumas potencialmente legacy, e modernizar a sua infraestrutura, a sua arquitetura ou as suas funcionalidades. Muitas aplicações não conseguiram acompanhar a inovação tecnológica e, como tal, tornaram-se aplicações com algumas limitações, tanto na resolução de bugs identificados, como na sua evolução. Por esta razão, o custo de manter estas aplicações torna-se significativo o que deixa as empresas numa situação complexa de gerir – tendo muitas vezes que continuar a manter algumas aplicações das quais se tornou, entretanto, (demasiado) dependente.

Os benefícios da modernização aplicacional são variados: maior eficiência, mais flexibilidade e escalabilidade, melhor gestão de recursos, entre outros. Ainda assim, e como em todos os processos de mudança, a chave para o sucesso está na estratégia que for definida e nas decisões a tomar. Como deve então ser iniciado este processo de análise e migração das suas aplicações para a cloud?

Migração para a cloud: os três (primeiros) passos a considerar

A migração de uma aplicação para a cloud não precisa de ser um processo complexo, mas o sucesso destes projetos deve-se, como referido anteriormente, à estratégia que adotamos. Em última instância, a decisão de fazer (ou não) uma migração deve ser tomada com base nos benefícios que irão resultar desse mesmo processo, como a velocidade que a tecnologia nos oferece, a escalabilidade, a flexibilidade e o desenvolvimento de novas funcionalidades – que permitem que a aplicação melhore os processos da organização e que acabam por impactar positivamente a experiência que oferecemos aos clientes. Por isso mesmo, antes de avançar para um destes projetos, é importante:

1) Fazer um levantamento de aplicações

Antes sequer de pensar na migração, há que fazer um levantamento de todas as aplicações existentes na organização. Este passo é essencial para conseguir perceber quais são as aplicações que são mais utilizadas na organização e, mais importante que isso, quais são as aplicações críticas para o negócio. Tendo concluído este primeiro levantamento, é possível ficar a conhecer o estado atual do negócio, quais são os desafios mais prementes e as necessidades mais urgentes: este conhecimento sobre o negócio permite-nos começar a tomar decisões e ordenar prioridades. Com prioridades definidas, estamos preparados para dar o segundo passo no processo de migração para a cloud.

2) Realizar uma análise tecnológica

Efetuado o levantamento das aplicações existentes, é possível começarmos a fazer uma análise tecnológica mais exaustiva: por um lado, uma análise do stack tecnológico que temos “dentro de casa” e, por outro, uma análise mais exaustiva da própria arquitetura. Esta será informação-chave que poderá potencialmente influenciar algumas decisões mais à frente no processo: dever-se-á fazer uma “rearquitetura” da aplicação, fazer uma reengenharia de processos ou nenhuma destas abordagens resulta? Nada melhor que ter a informação disponível para as questões que irão certamente surgir ao longo do processo de modernização aplicacional.

3) Definir prioridades e desenhar um plano de ação

Finalmente, chega a hora de definir prioridades. Já fez uma lista de todas as aplicações existentes que carecem de modernização e também já tem informação sobre arquitetura e stack tecnológico que a sua organização utiliza. Neste momento, o importante será mesmo priorizar que aplicações devem ser migradas para a cloud. Esta priorização poderá ser feita tendo em conta diversos fatores, mas talvez seja importante priorizar as aplicações que causariam maior impacto positivo para a organização ou que trariam uma melhoria significante na experiência do consumidor. A aplicação com melhor relação esforço/benefício, deverá ser das primeiras a ser migrada para a cloud.

Cloud-native: uma decisão relevante a tomar

Este passo de modernização aplicacional é apenas o primeiro na caminhada para que as organizações se transformem em empresas cloud-native. Dado o primeiro passo, torna-se mais familiar desenhar iniciativas que são orientadas a uma realidade cloud. As aplicações passam então a ser construídas com todos os benefícios desta abordagem e o mindset da organização e respetivos colaboradores passa a estar totalmente alinhado com esse posicionamento, preparando as organizações para continuarem a ser altamente competitivas e inovadoras como o mercado atualmente assim o exige.

Na Xpand IT, somos especialistas em Azure e trabalhamos há vários anos com a tecnologia para construir soluções que tiram partidos de diferentes componentes de Azure. Seja para construir aplicações nativas em cloud ou acompanhar todo o processo de modernização aplicacional, as soluções que implementamos servem sempre o mesmo propósito: ajudar os nossos clientes a tornarem-se as empresas do futuro. Fique a conhecer um dos projetos que desenvolvemos em Azure para uma das maiores empresas nacionais.


Filipa MorenoModernização aplicacional com Azure: o caminho para a cloud
read more

Mais poder para si: como automatizar tarefas sem programar

4 min

De acordo com o dicionário, automação é a “execução automática de tarefas sem intervenção humana intermediária” e já todos ouvimos falar como a automação pode ser crucial na transformação das empresas. O argumento para a crescente automatização de processos internos das empresas encaixa num discurso mais abrangente de transformação digital, que defende que as empresas estão gradualmente a completar a transição para infraestruturas digitais, investindo em tecnologia e melhorando as suas capacidades internas por forma a conseguirem obter otimizações que, muitas vezes, têm reflexão nos serviços que prestam a clientes externos.

São reconhecidos inúmeros benefícios para a adoção de automação nas organizações: a poupança de tempo, criação de eficiências operacionais, a melhoria consistente na qualidade dos processos devido à redução do erro humano e até uma potencial maior satisfação dos colaboradores que usualmente têm que repetir as mesmas tarefas inúmeras vezes no mesmo dia e semana – e que podem muitas vezes ser alocados a tarefas onde podem aportar mais valor para a organização. A adoção de automação é efetivamente crucial no que toca à criação de eficiências internas que podem fazer toda a diferença no dia a dia das organizações.

No entanto, a adoção destas tecnologias envolve, numa primeira instância, um investimento não só na tecnologia que permite esta automação, mas também no desenvolvimento de casos de uso a implementar e estes dois fatores podem, frequentemente, constituir barreiras à adoção deste tipo de tecnologias de forma generalizada nas empresas. Então, como automatizar tarefas sem programar?

É precisamente para responder a estas barreiras que várias soluções low-code/no-code tem vindo a ganhar espaço no mercado, incluindo o Power Automate (um dos componentes da Microsoft Power Platform).

Como automatizar tarefas: o que é o Power Automate?

O Power Automate é um dos quatro componentes da Power Platform e o seu propósito é automatizar, de forma rápida e segura, processos de negócio, garantindo que as organizações conseguem aumentar a sua produtividade tanto em tarefas individuais como na automatização em escala de processos de negócio críticos para a sua atividade. A grande vantagem desta ferramenta é, sem dúvida, o facto de não ser necessário qualquer conhecimento de programação para se construir os fluxos de automação. Sejam estes mais simples ou mais complexos – tirando partido da tecnologia de RPA (Robotic Process Automation), por exemplo – qualquer pessoa tem o poder de criar os seus próprios automatismos sem ter que escrever uma linha de código.

Para além das funcionalidades já referidas, esta ferramenta oferece-nos igualmente a possibilidade de construir fluxos inteligentes, isto é, conseguimos incorporar capacidades de Inteligência Artificial (IA) para cumprir determinados objetivos. Uma vez mais, tal é possível sem ser necessário qualquer conhecimento acerca desta tecnologia que é inerentemente complexa e que está, tipicamente, apenas acessível a perfis técnicos.

Automação inteligente: o futuro

Como podemos então integrar Inteligência Artificial nos nossos fluxos de trabalho, tornando-os cada mais inteligentes e confiando na tecnologia para nos ajudar a ser ainda mais produtivos? Conseguimos fazê-lo tirando partido de um dos componentes da Power Platform, o AI Builder.

Com o AI Builder, é possível construir modelos com diferentes propósitos e que se adaptam a cenários distintos. Atualmente, são já 12 modelos pré-construídos que o AI Builder oferece: temos exemplos como análise de sentimentos, cenários preditivos, deteção de objetos, leitores de cartão de visitas ou até mesmo processamento de recibos. Estes são modelos que tiram partido de diferentes vertentes da tecnologia da IA e que podem ser integrados nos nossos workflows por forma a automatizar muitas tarefas repetitivas que constantemente temos que realizar no nosso dia a dia.

Imaginemos, por exemplo, que uma equipa de vendedores necessita de apresentar os recibos que vai acumulando ao longo do tempo com as suas sucessivas deslocações. Ao invés de ter que estar a analisar todos esses recibos manualmente, podemos utilizar o modelo de processamento de recibos para que seja mais fácil recolher os dados necessários para realizar o reembolso aos colaboradores. Com este modelo, é possível que cada colaborador tire apenas uma fotografia aos seus recibos sendo automaticamente recolhidas, através de IA, as informações relevantes presentes nesse documento, seja a data da transação, o nome e quantidade do item comprado ou, claro, o valor total do recibo. Conseguimos fazer exatamente a mesma operação com faturas que cheguem através de email de diferentes fornecedores utilizando o modelo de processamento de faturas.

Para dar mais um exemplo, com o modelo de análise de sentimentos poderemos implementar um outro caso de uso. Suponhamos que uma marca de retalho tem interesse em perceber de forma rápida qual é o sentimento geral dos seus clientes após terem sido atendidos no serviço após-venda. Ao analisar o texto redigido pelo cliente, este modelo de IA conseguirá analisar se o sentimento do cliente é positivo, negativo, misto ou neutro. Com esta informação, passamos a garantir um acompanhamento mais personalizado dos nossos clientes, para garantir que a sua experiência é a melhor possível.

Próximos passos

O potencial para automatizar tarefas diárias com recurso a Inteligência Artificial é ilimitado e já temos ao nosso dispor tecnologia que nos permite dar um passo em frente na modernização destes vários processos. Para conseguir dar esse passo, é essencial que identifique um caso de uso onde seja possível dar uso a esta tecnologia: só assim conseguirá analisar o real impacto da automação no seu quotidiano e na melhoria das operações internas da empresa onde se enquadra. Se precisa de ajuda para dar esse passo, nós podemos ajudar: o Low-Code Assessment que a equipa da Xpand IT construiu para si visa precisamente enquadrar a melhor solução possível para os desafios que a sua organização tem de ultrapassar, e os nossos experts irão explicar-lhe como automatizar tarefas sem programar.

O futuro já chegou. Não o deixe escapar.


Filipa MorenoMais poder para si: como automatizar tarefas sem programar
read more

Microsoft Power Platform: por onde começar? Nós ajudamos!

4 min

A revolução de plataformas low-code/no-code tem vindo, ao longo dos últimos anos, a ganhar tração em diferentes empresas e indústrias, pois o seu potencial disruptivo começa a ser reconhecido. Prova disso mesmo são as projeções que tanto a Gartner como a Forrester já fizeram sobre este tipo de plataformas. A Gartner estima que cerca de 65% das aplicações desenvolvidas até 2024 será feita com recurso a plataformas low-code/no-code. Adicionalmente, a Forrester indica que estas plataformas podem ajudar as organizações a reduzir em 74% o custo que têm com o desenvolvimento “tradicional” de aplicações. Mais impressionante ainda são os relatórios da Forrester Wave que indicam ainda que o mercado de low-code irá ultrapassar os 21 mil milhões de dólares em gastos até 2022.

Estas são estatísticas importantes que revelam o verdadeiro potencial destas plataformas e como estas podem ser ferramentas diferenciadoras e cruciais na forma como as empresas endereçam as suas jornadas de transformação digital, em particular para cenários internos. Este tipo de soluções, no fundo, permite que perfis não técnicos, os intitulados “citizen developers”, consigam de uma forma ágil e rápida construir aplicações, fluxos de trabalho, relatórios de análises ou até mesmo chatbots sem estarem dependentes dos departamentos de TI ou sem terem que ter conhecimento técnico de programação ou de tecnologias mais complexas, como é o exemplo da Inteligência Artificial.

Atualmente, já são várias as plataformas low-code/no-code que existem e uma das líderes de mercado deste segmento (de acordo com o Magic Quadrant da Gartner) é a Microsoft Power Platform.

Power Platform: o que é?

A Microsoft Power Platform, para quem ainda não a conhece, é a plataforma de low-code da Microsoft e é composta 4 produtos com propósitos distintos:

  • Power Apps: permite que utilizadores de negócio consigam desenvolver aplicações que podem ser usadas em modo mobile ou web, sem serem necessários conhecimentos de programação;
  • Power BI: permite ter acesso a ferramentas de visualização de dados, onde é possível construir dashboards e relatórios visualmente apelativos;
  • Power Automate: tem como objetivo a automatização de processos de negócio ou até mesmo o enriquecimento das aplicações construídas em Power Apps com lógica de negócio;
  • Power Virtual Agents: possibilita a construção de bots e de fluxos de conversação apenas com o conhecimento da conversa que se pretende manter com os utilizadores.

Além dos produtos mencionados acima, a plataforma conta ainda com componentes como o AI Builder que permite tirar partido de Inteligência Artificial em diferentes vertentes. Podemos, por exemplo, criar um modelo que aprende a reconhecer campos específicos de um documento partindo de um conjunto de documentos originais, ou mesmo identificar objetos existentes em imagens – tudo isto através de uma interface altamente funcional e desenhada para que utilizadores não-técnicos possam tirar partido das potencialidades da tecnologia.

Agora que já conhece a plataforma, reconhecemos que o mais difícil passa, por vezes, perceber por onde se deve começar e em qual dos componentes apostar.

Power Platform: por onde começar?

Antes de adotar a Power Platform, existem três coisas a que precisa de saber responder para que possa iniciar a jornada de transformação digital da sua organização:

  • Qual é a sua necessidade?

A jornada começa aqui: que necessidades tem a sua organização? A que desafios é mais urgente responder? Precisa de construir uma aplicação interna, substituir um ficheiro Excel que está constantemente a ser partilhado entre utilizadores? Quer construir um chatbot que apoie o seu Departamento de Recursos Humanos? Precisa antes de automatizar processos de negócio que são críticos e que ainda estão dependentes de humanos para a sua concretização ou pretende analisar dados de negócio por forma a conseguir tomar melhores decisões? Antes de perceber qual é o componente da Power Platform mais indicado para a sua necessidade, precisa de clarificar o melhor possível as necessidades que a empresa tem. Caso contrário, não conseguirá clarificar o propósito de adoção da plataforma e, sem propósito, o investimento não terá orientação e os projetos não irão ter sucesso.

  • Consegue identificar um use case?

Assim que saiba de forma clara quais são as necessidades e os desafios a que a sua organização pretende responder em primeiro lugar, já conseguirá perceber qual será a componente da Power Platform que mais se adequa àquilo que precisa. Neste momento, é importante identificar o use case e tentar perceber como é que a Power Platform o vai ajudar a concretizar os objetivos. Consegue já identificar um processo específico que fosse beneficiar de capacidades de automação? Se precisa de construir uma aplicação, como é que os seus colaboradores conseguem atualmente realizar essa tarefa? Se pretende construir um chatbot, sabe que tipo de questões este tem que responder? Por fim, se precisa de analisar dados, já sabe que dados precisa de examinar e em que sistemas estes vivem? Refletir sobre os seus possíveis use cases para a tecnologia vai ajudá-lo a concretizar melhor a visão que tem para a solução que quer construir e será importante para ajudar a tornar essa visão realidade.

  • Que sistemas/tecnologias já estão ao seu dispor?

Por último, é importante fazer uma análise transversal aos sistemas e/ou tecnologias que já se encontram em utilização na sua organização, e que possa utilizar no seu use case. Em muitas organizações já é possível aceder aos vários componentes da Power Platform, por isso confirme se este é o seu caso e, se sim, lance mãos à obra. Se necessário, é muito simples subscrever os produtos online, em regimes de trial, por forma a conseguir desenvolver o seu primeiro projeto. Para ganhar mais conhecimento, assista a workshops, a webinares ou conheça ainda soluções que já tiram partido desta tecnologia. O importante é começar a explorar!

E agora?

Ainda assim, se mesmo depois de explorar a tecnologia, de consultar diversos conteúdos e de perceber quais as suas necessidades, sentir que precisa de apoio especializado para perceber qual será a melhor solução para a sua empresa, um bom primeiro passo será preencher o Power Platform Assessment que a nossa equipa preparou para si. Desta forma, conseguirá obter recursos e aconselhamento personalizado dos nossos Xperts, especialistas nesta tecnologia.

Na Xpand IT, a unidade de Digital Xperience tem-se focado no desenvolvimento de soluções em Power Platform, ajudando as empresas a tirar partido dos seus diversos componentes e acelerando a sua transformação digital. Em 2020, recebeu a distinção de Parceiro do Ano em Power Apps & Data Analytics da Microsoft Portugal. Por todas estas razões, pode contar connosco para o apoiar nos seus projetos – basta entrar em contacto para o email: marketing@xpand-it.com.


Filipa MorenoMicrosoft Power Platform: por onde começar? Nós ajudamos!
read more

LEO: automação para departamentos financeiros

3 min

Automação é uma das grandes tendências tecnológicas dos últimos tempos e é um “hot topic” para diferentes indústrias. Mas esta palavra não é apenas uma moda passageira. Muito pelo contrário. É uma tendência que tem o potencial para revolucionar qualquer empresa e qualquer indústria. Automação faz parte do futuro das empresas: as empresas que não apostarem em automação vão perder vantagem competitiva face àquelas que apostarem nesta tecnologia para melhorar os seus processos internos, criarem eficiências internas e automatizarem tarefas que estão ainda dependentes de recursos humanos. Desta forma, as empresas conseguem libertar tempo precioso dessas mesmas pessoas para que estas se consigam focar em temas mais estratégicos para a empresa.

Pode ser surpresa para alguns, mas a verdade é que o potencial de automação é, a esta altura no tempo, quase ilimitado. De acordo com a McKinsey, 60% de todas as profissões têm, pelo menos, 30% de atividades que podem ser automatizadas, enquanto que 50% das atividades têm a possibilidade de ser automatizadas com tecnologia que já temos atualmente ao nosso dispor. Adicionalmente, atividades do foro financeiro têm, de acordo com a mesma consultora, um potencial de automação de 47%. Tarefas estas, mais especificamente, que incluam processamento de dados é onde o potencial de automação é mais notório.

Conhece algum departamento cujo dia a dia seja lidar com inúmeros documentos que necessitam de ser processados e interpretados? Um departamento cujos processos fossem beneficiar de automação em escala? Damos-lhe mais uma pista: todas as empresas precisam de um departamento destes. Já adivinhou? Pois é, estamos a falar de automação para departamentos financeiros.

Automação para Departamentos Financeiros

Foi precisamente a pensar nas necessidades dos departamentos Financeiros que criámos o LEO – Accounting Assistant e esta foi  uma das duas soluções que a Xpand IT apresentou no Teams Partner Challenge, uma competição anual promovida pela Microsoft para os seus parceiros. O LEO é uma solução suportada em Power Automate e em Microsoft Teams, cujo propósito é ajudar a automatizar e digitalizar rotinas diárias deste departamento como, por exemplo, o processamento de faturas.

Sabemos que todos os departamentos Financeiros precisam de processar uma quantidade abismal de documentos e, como tal, o LEO está preparado para ajudar as equipas financeiras e libertar-lhes tempo precioso para que estas se foquem noutras tarefas mais complexas.

O processo de automação para departamentos financeiros começa quando uma nova fatura chega à caixa de email: o LEO lê o email, verifica se este cumpre com as condições pré-estabelecidas (se foi enviado para o email da equipa de contabilidade, se tem determinado conteúdo na linha do assunto, entre outros critérios – por exemplo, se tem um anexo) e caso essas condições se verifiquem, irá processar a fatura com recurso ao AI Builder. Com o AI Builder, construímos e treinamos modelos que conseguem reconhecer campos relevantes dos documentos analisados como, por exemplo, o valor, o período de faturação e o nome do fornecedor. Quando lidamos com faturas um dos dados mais importantes a analisar é o valor e, como tal, precisamos que a fatura seja aprovada antes de ser inserida nos sistemas da organização. Este pedido de aprovação é enviado via Teams para a equipa de contabilidade, onde um membro a deverá aprovar.

Tendo a fatura sido aprovada e com os dados extraídos pelo AI Builder, passa a ser possível robotizar todo o processo de inserção dessa fatura nos sistemas da organização. Tirando partido da tecnologia de RPA (Robotic Process Automation) que o Power Automate disponibiliza, conseguimos que a fatura seja inserida e processada em alguns segundos de forma automática sem ser necessária a intervenção de qualquer pessoa. Por fim, as equipas financeiras também podem contar com a ajuda do LEO enquanto chatbot: o LEO tem capacidade para responder a uma série de perguntas relacionadas com as faturas que já estão aprovadas, dar uma visão de quais foram as faturas rejeitadas ou aprovadas na última semana, entre outras questões relevantes.

Assista ao vídeo de demonstração:

Teams Partner Challenge promovido pela Microsoft continua, ao longo dos anos, a permitir-nos desafiarmo-nos a nós próprios a construir soluções relevantes, não apenas para o contexto atual em que vivemos, mas também para capacitar as empresas com soluções mais digitais e mais resilientes.

Gostava de ter o LEO – Accounting Assistant na sua organização? Contacte-nos para que o possamos ajudar a concretizar essa visão:

Filipa MorenoLEO: automação para departamentos financeiros
read more

O processo de onboarding com Microsoft Teams (e automatização!)

3 min

Não existe qualquer dúvida que o último ano tem sido um ano de adaptação: adaptação a modelos flexíveis de trabalho, adaptação a diferentes rotinas e horários e, finalmente, adaptação ao distanciamento físico. A transição para um modelo de trabalho remoto tem sido, nos últimos meses, a nova realidade para muitas empresas e equipas. As equipas tiveram que arranjar novas formas de colaborar produtivamente e diferentes áreas sentiram necessidade de reinventar muitos dos seus processos.

Uma das áreas que teve que se reinventar durante este período foi a área de Recursos Humanos. Todos sabemos que algumas atividades cruciais para este departamento eram ainda dependentes de presença física nos escritórios e, em muitos casos, envolviam diversas tarefas manuais que dependiam de intervenção humana. Consideremos, por exemplo, as entrevistas de emprego ou até mesmo o processo de onboarding de um novo colaborador.

Em muitas empresas, o processo de integração de um novo colaborador pode ser uma realidade algo complexa e envolve, frequentemente, uma mistura entre processos desconetados, processos manuais e informação distribuída em diferentes sistemas da organização. E, muito frequentemente também, a digitalização e automatização deste processo era adiada devido à falta de tempo e recursos internos. No entanto, nos tempos que correm, a não modernização deste processo não é uma opção. Numa realidade cada vez mais digital onde os modelos híbridos de trabalho serão norma, é crucial garantir que a integração de novos colaboradores possa ser realizada digitalmente de forma igualmente eficaz e envolvente.

Novos tempos, novas soluções: processo de onboarding digital

Identificar o desafio e construir uma solução que endereçasse as necessidades dos departamentos de Recursos Humanos nesta nova realidade foi o ponto de partida para a equipa da Xpand IT participar no Teams Partner Challenge, uma competição anual promovida pela Microsoft para os seus parceiros.

Assim nasceu o POM (Power Onboarding Manager), uma solução que tem como objetivo simplificar e digitalizar o processo de onboarding de novos colaboradores, suportado por diferentes componentes da Power Platform e pelo Microsoft Teams. O POM permite que as organizações otimizem os seus investimentos e incentiva a criação de eficiências internas para o departamento de Recursos Humanos, não só através da redução de documentos, mas também na criação de sinergias entre as equipas de recrutamento e as equipas que estão responsáveis pela integração dos novos colaboradores.

Num primeiro momento em que o futuro colaborador aceita uma proposta, o objetivo é que a nossa solução facilite o processo burocrático de recolha de dados pessoais de uma forma rápida, fácil e segura. Através da submissão de um formulário, diferentes processos automáticos são despoletados para que os acessos do novo colaborador e o cumprimento de diferentes requisitos legais seja realizado por parte de diferentes departamentos.

Concluída a primeira fase, o processo fica centralizado no Microsoft Teams, como hub colaborativo. Já depois de ter recebido o hardware em sua casa e de ter acesso às aplicações que necessita, o colaborador terá acesso a um canal de onboarding no Teams, onde encontrará uma aplicação Power Apps onde terá todas as informações que necessita para se integrar na empresa: contactos de outros colegas, quem é o seu buddy, os próximos eventos (como a sessão de onboarding ou a sessão de integração com a unidade de negócio que integra) ou o HR Bot, cuja missão é responder às perguntas mais frequentes feitas pelos novos colaboradores, tal como “onde devo preencher as timesheets?”, “como acedo à intranet?”, “como posso marcar as férias?”, entre outras.

Assista ao vídeo de demonstração:

O Teams Partner Challenge promovido pela Microsoft continua, ao longo dos anos, a permitir-nos desafiarmo-nos a nós próprios a construir soluções relevantes, não apenas para o contexto atual em que vivemos, mas também para capacitar as empresas com soluções mais digitais e mais resilientes.

Gostava de modernizar o seu processo de onboarding e ter o POM na sua organização? Fale connosco:

Filipa MorenoO processo de onboarding com Microsoft Teams (e automatização!)
read more