Francisco Costa

O departamento de Qualidade é responsável por garantir que os produtos ou serviços de uma empresa respeitam padrões consistentes de qualidade e conformidade, de acordo com a lei.

Este departamento é um elemento-chave em qualquer empresa, pois realiza atividades que ajudam a assegurar a incorporação de qualidade na execução de serviços, sustentando não apenas a reputação da empresa, mas também a sua competitividade no mercado.

Algumas das suas responsabilidades incluem:

• Estabelecer critérios de qualidade para produtos ou serviços, garantindo que seguem normas e padrões pré-estabelecidos;

• Monitorizar e realizar controlos de qualidade e segurança, assegurando que todos os produtos e serviços correspondem às expetativas dos clientes e aos padrões da empresa;

• Antecipar problemas, focando-se na melhoria contínua da eficiência dos processos e na qualidade dos produtos e serviços;

Enquanto departamento que trabalha para manter excelência e conformidade, o departamento de Qualidade é muitas vezes confrontado com desafios complexos e morosos, que impactam diretamente a eficiência operacional, mas também a satisfação dos clientes e utilizadores.

Por outro lado, a constante evolução tecnológica traz desafios significativos para departamentos que não adotem ferramentas digitais, principalmente quando estas ajudam na otimização da gestão da qualidade.

Alguns dos desafios com os quais este departamento se depara são

• Monitorização de conformidade

A falta de visibilidade e controlo dos processos e ações entre equipas dificulta a identificação da raiz dos problemas, acompanhamento e monitorização da implementação de soluções;

• Acompanhamento de alterações regulatórias

Os processos operacionais das equipas e as vantagens competitivas da própria empresa são, muitas vezes, afetados devido à dificuldade em acompanhar a implementação das mudanças regulatórias que acontecem regularmente;

• Coordenar auditorias internas e externas

Conforme o tamanho da empresa, pode tornar-se complexo assegurar que todos os departamentos sejam auditados de acordo com a regulamentação e procedimentos exigidos;

• Medição de desempenho e feedback

Devido à falta de mecanismos eficazes para recolher e analisar feedback, torna-se difícil medir os indicadores-chave definidos para departamentos ou processos;

• Sobrecarga de documentação

A informação – tanto manual, quanto digital – encontra-se tipicamente dispersa, distribuída por diferentes aplicações, o que dificulta o seu acesso e atualização.

Os desafios mencionados acima salientam a importância desta equipa necessitar de uma solução ágil, robusta, capaz de automatizar e simplificar processos. Simultaneamente, também salientam a necessidade de melhorar a comunicação intra e interdepartamental, para que este departamento opere com máxima eficiência, seguindo os seus próprios parâmetros de excelência.

O Jira – ferramenta focada na automatização de processos e na melhoria da comunicação – permite que o departamento se concentre em reestruturar e otimizar os fluxos de trabalho já existentes. Com a sua capacidade de customização e personalização, consegue assim corresponder a necessidades específicas da equipa.

A implementação do Jira contempla algumas funcionalidades-chave que podem ser essenciais para si e para o seu departamento:

• Registo e acompanhamento de tarefas

Crie e acompanhe, em tempo real, todas as tarefas dos seus processos, tendo visibilidade completa da capacidade da sua equipa e de temas que estejam em curso, pendentes, ou até concluídos;

• Fluxos de trabalho personalizados

Crie, personalize fluxos de trabalho e reproduza processos reais da sua equipa. Além de conseguir mapear todas as etapas do seu processo de trabalho, também garante que todas as fases de gestão de qualidade são executadas e monitorizadas consoante o que pretende;

• Dashboards em tempo real

desenvolva dashboards personalizados no Jira em apenas alguns minutos. Consulte também indicadores de desempenho críticos, cronogramas de auditorias, ou qualquer outra informação que necessite;

• Automatização de notificações

Implemente um sistema de alertas para que os membros da sua equipa sejam automaticamente informados de tarefas críticas ou prazos iminentes. Assim, consegue melhorar o tempo de resposta da sua equipa e os fluxos de comunicação.

Com esta adoção, pode transformar radicalmente o seu modelo colaborativo, conseguindo uma gestão eficiente das suas tarefas, enquanto melhora a comunicação intra e interdepartamental e ganha uma maior gestão de capacidade.

O Jira pode ser configurado especificamente para dar uma resposta concreta aos seus desafios, já que oferece uma solução integrada que assegura uma maior eficiência operacional do seu dia-a-dia

Principais resultados pós-implementação do Jira

• Colaboração eficiente entre membros do departamento e outras áreas da empresa;
• Redução de tempo em tarefas manuais e repetitivas, dando mais espaço para desenvolver tarefas mais complexas;
• Otimização de processos, e redução de custos a nível de recursos organizacionais;
• Automatização de tarefas, centralizando a documentação digital para facilitar o seu acesso.

A nossa equipa é multidisciplinar e tem capacidade para auxiliar em vários componentes, desde o processo de definição, ao processo de implementação da solução. Aproveitamos toda a experiência e know-how que temos em diferentes áreas para oferecer a melhor abordagem, sempre orientada ao seu negócio. Se quiser obter mais informações sobre gestão de qualidade com Jira, entre em contacto connosco.

Elevar a eficiência, a produtividade e a colaboração é essencial numa realidade empresarial competitiva e dinâmica. As equipas de negócio deparam-se, cada vez mais, com a necessidade de gerir projetos de forma eficiente, garantindo que todos os stakeholders estão envolvidos e alinhados com os objetivos organizacionais.

Na realidade em que trabalhamos, sabemos que os recursos são escassos – seja tempo, dinheiro, conhecimento, etc. – e é necessário tirarmos partido de ferramentas adequadas que apoiem as organizações a gerir o seu trabalho eficazmente com soluções colaborativas.

Como tal, as ferramentas de gestão de projetos são um veículo central para o sucesso de qualquer organização. A ferramenta Jira Software, da Atlassian, já muito conhecida pelas equipas de desenvolvimento de software, é igualmente poderosa para as equipas de negócio. Ainda assim, maximizar a produtividade das diferentes equipas de negócio não começa e acaba com a implementação de ferramentas como o Jira.

Alcançar a excelência operacional é uma jornada onde o primeiro passo deverá ser a avaliação dos desafios que as equipas enfrentam, de modo que seja possível compreender como otimizar os seus processos. Desta forma, será possível mapear a ferramenta de acordo com as metodologias de trabalho que mais se adequam à realidade das equipas.

O Jira é uma plataforma de colaboração versátil, que se adapta aos diferentes contextos e necessidades das organizações. Um dos seus objetivos é facilitar a gestão de tarefas, desde as mais simples até projetos complexos.

A sua flexibilidade permite uma total personalização e customização das diferentes funcionalidades, por forma a que seja possível transformar e suportar variadas metodologias de trabalho, em diferentes indústrias e departamentos, seja em Recursos Humanos, Marketing, Financeiro ou outros.

O Jira, com a sua elevada capacidade de adaptação e personalização, ajuda a transformar os processos de diferentes equipas de negócio:

Compliance:

• Gestão de auditorias: medir e gerir o progresso de auditorias, incluindo o planeamento, execução, documentação de resultados e respetivas recomendações – em tempo real e com visibilidade do progresso de diferentes auditorias;
• Gestão de documentação: criar, rever e aprovar documentação relativa a regulamentos específicos.

Recursos Humanos (RH):

• Performance: configurar e acompanhar ciclos de avaliação de desempenho, registando feedback de modo a definir objetivos para os colaboradores;
• Recrutamento: gerir o processo de recrutamento, desde as diferentes vagas abertas, monitorização de diferentes candidaturas on-going e respetivo acompanhamento das etapas de entrevista e consequente seleção.

Marketing:

• Gestão de campanhas: planear e monitorizar campanhas de marketing, desde a fase de ideação, à execução e análise de resultados;
• Gestão de conteúdos: coordenação da criação, revisão, tradução e publicação de conteúdos, facilitando a colaboração entre os diferentes membros que participam no processo (designers, redatores do conteúdo, revisores, especialistas de SEO, tradutores, etc.).

Equipas de apoio ao cliente:

• Gestão de reclamações: criar, priorizar e monitorizar reclamações, por forma a ser possível acompanhar a situação relatada pelo cliente, desde a abertura até à sua resolução, garantindo uma resposta rápida e eficiente;
• Automatização: configurar regras de automação para situações altamente comuns, como as regras de escalar reclamações, notificações automáticas para a revisão de situações pendentes, atualizações automáticas de estado, por forma a melhorar a eficiência operacional.

O Jira conta com um número alargado de funcionalidades: a um nível mais operacional, é possível criar tarefas, definir prioridades, definir prazos de entregas, assignar diferentes responsabilidades e acompanhar o progresso de diferentes tarefas.

Numa vertente colaborativa, um dos principais benefícios desta ferramenta é facilitar e promover, entre diferentes membros de uma dada equipa e departamento, uma comunicação clara e eficaz.

Através de funcionalidades como comentários, anexação de documentos, menções e notificações em tempo real, é possível que todos os stakeholders se encontrem atualizados com as últimas informações e decisões em projetos específicos.

Este acompanhamento em tempo real é indispensável para que as equipas se mantenham on track com prazos de entrega, evita que a informação se disperse no espaço e no tempo e mal-entendidos.

Para líderes de equipas, promove uma visão totalmente transversal de todas as tarefas de um dado projeto e capacita-os para a tomada de decisões mais informadas, face ao progresso das tarefas, à capacidade da equipa, à dependência com outros departamentos, etc.

Para além disso, é também possível que diferentes equipas de negócio criem kanban boards, com informações personalizadas, que oferecem uma visão clara e direta do estado dos projetos, onde é possível escolher que tipo de informação é apresentada de forma direta, seja quem está responsável pela tarefa, o prazo de entrega, dependências entre tarefas e outro tipo de categorizações que sejam necessárias (área de negócio, budget, etc.).

Exemplo de Kanban board com a visão geral das tarefas e respetivos estados (por começar, em progresso, em validação e aprovadas).

Adicionalmente, as equipas conseguem também construir dashboards para responder a diferentes propósitos. Os gestores de projeto, por exemplo, podem configurar dashboards que lhes forneça informação crítica sobre os diferentes projetos. Seja uma lista das tarefas pendentes, o progresso de diferentes iniciativas, prazos que estão iminentes, a distribuição de tarefas por colaborador ou por área de negócio, também facilita a gestão do dia-a-dia e tomadas de decisão informadas, tornando mais fácil elevar a eficiência da sua equipa.

Exemplo de dashboard personalizado com informações de um projeto: contagem de tarefas por prioridade, conjunto de tarefas distribuído por status, sprints com associação da taxa de esforço por colaborador e tarefas concluídas por sprint.

Não menos importante é a capacidade de automatização de processos altamente repetitivos. Numa era em que elevar a eficiência é chave, automatizar é crucial.

Por via da automação, as diferentes equipas de negócio conseguem configurar o Jira para executar algumas ações automaticamente. Seja atualizar o estado de uma tarefa, assignar tarefas a diferentes owners consoante diferentes alterações, enviar notificações, solicitar aprovações, esta automação permite que os colaboradores estejam focados na entrega de atividades de maior valor, elevando assim a produtividade de toda a equipa.

Estas são apenas algumas das funcionalidades que o Jira oferece atualmente às equipas, por forma a que lhes seja possível centralizar as suas tarefas, construir uma base de trabalho colaborativa focada na produtividade, na eficiência e também na transparência.

Na Xpand IT, acreditamos que adotar o Jira vai além de implementar uma ferramenta de gestão de projetos: fazê-lo implica questionar processos antigos que perpetuam ineficácia, encontrar novas metodologias de trabalho, e finalmente, capacitar as diferentes equipas com a tecnologia e as soluções necessárias para potenciar a sua produtividade, melhorar a colaboração e incrementar a entrega de projetos com qualidade.

Contacte-nos para apoiar a sua equipa neste processo de transformação.