Dez razões para atualizar a sua versão do Confluence

Independentemente de a sua empresa ter começado a utilizar recentemente o Confluence ou de utilizá-lo há anos, a dada altura todos os utilizadores já sentiram a dificuldade que é perder um rascunho. Por isso, o nosso principal objetivo é garantir que a sua experiência com esta plataforma funciona da melhor forma possível. Atualizar com frequência o software é a melhor maneira de garantir um desempenho superior e uma melhor experiência com novas ferramentas.

Junte-se a nós nesta viagem pelas novas características de upgrade do Confluence e conheça as novas features, que irão garantir o sucesso da sua equipa, independentemente das dificuldades que possam enfrentar.

Esta característica permite ao user convidar pessoas da sua equipa para que todos possam ver e editar uma página não publicada. O convite pode ser feito através do nome ou endereço de e-mail e pode ser estendido a um número maior de pessoas, dando-lhes acesso a visualização e edição de uma página de rascunho. Depois de feito o convite, os utilizadores convidados serão notificados e serão transportados diretamente para a página de edição, onde poderão ver o rascunho antes da publicação, ou no caso de a página já estar publicada, ver as alterações por publicar.

Por norma, quando um user  era convidado a editar uma página com restrições de acesso, este teria de passar por um processo bastante complicado para ver e editar a referida página. Ao atualizar o Confluence, este processo será simplificado pois será atribuído um link a uma lista de administradores, para que o user saiba quem contatar e como fazer o pedido de acesso.

Esta feature é perfeita para equipas que trabalham em localizações diferentes, mas que necessitam de rapidez nos processos de edição e revisão. Esta versão permite que as equipas trabalhem em conjunto e em tempo real, sem atrasos e sem necessidade de fazer “Update” na página. Assim que o user termina, pode “Publicar” e fazer com que todas as alterações sejam visíveis ou pode, simplesmente, “Fechar a Página” e, nesse caso, terá de decidir se mantém as alterações para editar mais tarde ou se as descarta completamente.

 A maioria das equipas precisa de tabelas personalizadas que possam ser redimensionadas de acordo com as suas necessidades. Depois de fazer upgrade, o redimensionamento de tabelas pode passar a ser feito com “Drag and Drop”, o que facilita o ajustamento dos limites. Passa também a existir a opção de uma tabela Responsive, que ajusta a sua largura para encaixar na janela de visualização, ou Fixed Width, que mantém as dimensões estabelecidas pelo user.

Atualizar conteúdo de uma página é uma necessidade permanente. No entanto, se o utilizador não tiver a certeza absoluta de que deve publicar as alterações, ou se estas aguardam permissão para a sua publicação, as alterações podem ficar por acabar e, muitas vezes, esquecidas. Com este novo update, qualquer alteração que não seja publicada irá aparecer na lateral da página, em “Recently Worked on”, para relembrar o user de que tem trabalho por terminar.

Uma das features mais pedidas pelos utilizadores do Confluence é a possibilidade de copiar uma página principal e todas as suas ramificações através de um único clique. Ao fazerem upgrade, os users podem facilmente duplicar todo o conteúdo de uma página e a respetiva hierarquia, dentro do mesmo espaço ou para um espaço diferente. Este update também permite apagar ou remover uma página ou todas as páginas adjacentes.

Ao aceder ao audit log, os administradores podem facilmente analisar qualquer alteração feita pelos users. Esta funcionalidade pode ser muito útil quando se procura uma solução para um determinado problema ou quando as equipas querem manter um registo de situações significativas. Outra funcionalidade muito útil é a capacidade de filtrar a informação no audit log por keywords ou por data, característica que oferece maior controlo aos administradores, uma vez que podem decidir a quantidade de informação que querem exportar.

Alguma vez desejou que algumas das notificações do Confluence estivessem agrupadas num único email? Esta versão assegura que notificações sobre edição de páginas, comentários e outras interações, apareçam num único email, fazendo com que a sua conta permaneça limpa. No entanto, existem notificações que continuam a ser enviadas em emails únicos para que se possa manter a par das novidades, por exemplo, a partilha de uma página, um pedido de acesso ou updates mais importantes.

Antes deste upgrade, os administradores só conseguiam gerir watchers (utilizadores que conseguem ver uma página específica e que são notificados quando essa página é editada) uma página de cada vez. Após o lançamento desta versão este problema desaparece, uma vez que os administradores podem permitir ou remover acessos a um determinado espaço, dando ao user possibilidade de verificar mais conteúdos de forma rápida e simples.

A equipa da Atlassian acredita que verdadeiro potencial começa em casa. Por isso, criaram um playbook cujo objetivo é melhorar a forma como as equipas trabalham, dando-lhes guias orientadoras de como começar e que objetivos ter em mente. A equipa estendeu a utilidade deste playbook para o Confluence com novas features, como Health Monitor, a DACI Decision, a Experience Canvas e o Project Poste – ferramentas que funcionam com o playbook para melhorar a produtividade das empresas.