Elevar a eficiência das equipas de negócio com Jira

Elevar a eficiência, a produtividade e a colaboração é essencial numa realidade empresarial competitiva e dinâmica. As equipas de negócio deparam-se, cada vez mais, com a necessidade de gerir projetos de forma eficiente, garantindo que todos os stakeholders estão envolvidos e alinhados com os objetivos organizacionais.

Na realidade em que trabalhamos, sabemos que os recursos são escassos – seja tempo, dinheiro, conhecimento, etc. – e é necessário tirarmos partido de ferramentas adequadas que apoiem as organizações a gerir o seu trabalho eficazmente com soluções colaborativas.

Como tal, as ferramentas de gestão de projetos são um veículo central para o sucesso de qualquer organização. A ferramenta Jira Software, da Atlassian, já muito conhecida pelas equipas de desenvolvimento de software, é igualmente poderosa para as equipas de negócio. Ainda assim, maximizar a produtividade das diferentes equipas de negócio não começa e acaba com a implementação de ferramentas como o Jira.

Alcançar a excelência operacional é uma jornada onde o primeiro passo deverá ser a avaliação dos desafios que as equipas enfrentam, de modo que seja possível compreender como otimizar os seus processos. Desta forma, será possível mapear a ferramenta de acordo com as metodologias de trabalho que mais se adequam à realidade das equipas.

O Jira é uma plataforma de colaboração versátil, que se adapta aos diferentes contextos e necessidades das organizações. Um dos seus objetivos é facilitar a gestão de tarefas, desde as mais simples até projetos complexos.

A sua flexibilidade permite uma total personalização e customização das diferentes funcionalidades, por forma a que seja possível transformar e suportar variadas metodologias de trabalho, em diferentes indústrias e departamentos, seja em Recursos Humanos, Marketing, Financeiro ou outros.

O Jira, com a sua elevada capacidade de adaptação e personalização, ajuda a transformar os processos de diferentes equipas de negócio:

Compliance:

• Gestão de auditorias: medir e gerir o progresso de auditorias, incluindo o planeamento, execução, documentação de resultados e respetivas recomendações – em tempo real e com visibilidade do progresso de diferentes auditorias;
• Gestão de documentação: criar, rever e aprovar documentação relativa a regulamentos específicos.

Recursos Humanos (RH):

• Performance: configurar e acompanhar ciclos de avaliação de desempenho, registando feedback de modo a definir objetivos para os colaboradores;
• Recrutamento: gerir o processo de recrutamento, desde as diferentes vagas abertas, monitorização de diferentes candidaturas on-going e respetivo acompanhamento das etapas de entrevista e consequente seleção.

Marketing:

• Gestão de campanhas: planear e monitorizar campanhas de marketing, desde a fase de ideação, à execução e análise de resultados;
• Gestão de conteúdos: coordenação da criação, revisão, tradução e publicação de conteúdos, facilitando a colaboração entre os diferentes membros que participam no processo (designers, redatores do conteúdo, revisores, especialistas de SEO, tradutores, etc.).

Equipas de apoio ao cliente:

• Gestão de reclamações: criar, priorizar e monitorizar reclamações, por forma a ser possível acompanhar a situação relatada pelo cliente, desde a abertura até à sua resolução, garantindo uma resposta rápida e eficiente;
• Automatização: configurar regras de automação para situações altamente comuns, como as regras de escalar reclamações, notificações automáticas para a revisão de situações pendentes, atualizações automáticas de estado, por forma a melhorar a eficiência operacional.

O Jira conta com um número alargado de funcionalidades: a um nível mais operacional, é possível criar tarefas, definir prioridades, definir prazos de entregas, assignar diferentes responsabilidades e acompanhar o progresso de diferentes tarefas.

Numa vertente colaborativa, um dos principais benefícios desta ferramenta é facilitar e promover, entre diferentes membros de uma dada equipa e departamento, uma comunicação clara e eficaz.

Através de funcionalidades como comentários, anexação de documentos, menções e notificações em tempo real, é possível que todos os stakeholders se encontrem atualizados com as últimas informações e decisões em projetos específicos.

Este acompanhamento em tempo real é indispensável para que as equipas se mantenham on track com prazos de entrega, evita que a informação se disperse no espaço e no tempo e mal-entendidos.

Para líderes de equipas, promove uma visão totalmente transversal de todas as tarefas de um dado projeto e capacita-os para a tomada de decisões mais informadas, face ao progresso das tarefas, à capacidade da equipa, à dependência com outros departamentos, etc.

Para além disso, é também possível que diferentes equipas de negócio criem kanban boards, com informações personalizadas, que oferecem uma visão clara e direta do estado dos projetos, onde é possível escolher que tipo de informação é apresentada de forma direta, seja quem está responsável pela tarefa, o prazo de entrega, dependências entre tarefas e outro tipo de categorizações que sejam necessárias (área de negócio, budget, etc.).

Exemplo de Kanban board com a visão geral das tarefas e respetivos estados (por começar, em progresso, em validação e aprovadas).

Adicionalmente, as equipas conseguem também construir dashboards para responder a diferentes propósitos. Os gestores de projeto, por exemplo, podem configurar dashboards que lhes forneça informação crítica sobre os diferentes projetos. Seja uma lista das tarefas pendentes, o progresso de diferentes iniciativas, prazos que estão iminentes, a distribuição de tarefas por colaborador ou por área de negócio, também facilita a gestão do dia-a-dia e tomadas de decisão informadas, tornando mais fácil elevar a eficiência da sua equipa.

Exemplo de dashboard personalizado com informações de um projeto: contagem de tarefas por prioridade, conjunto de tarefas distribuído por status, sprints com associação da taxa de esforço por colaborador e tarefas concluídas por sprint.

Não menos importante é a capacidade de automatização de processos altamente repetitivos. Numa era em que elevar a eficiência é chave, automatizar é crucial.

Por via da automação, as diferentes equipas de negócio conseguem configurar o Jira para executar algumas ações automaticamente. Seja atualizar o estado de uma tarefa, assignar tarefas a diferentes owners consoante diferentes alterações, enviar notificações, solicitar aprovações, esta automação permite que os colaboradores estejam focados na entrega de atividades de maior valor, elevando assim a produtividade de toda a equipa.

Estas são apenas algumas das funcionalidades que o Jira oferece atualmente às equipas, por forma a que lhes seja possível centralizar as suas tarefas, construir uma base de trabalho colaborativa focada na produtividade, na eficiência e também na transparência.

Na Xpand IT, acreditamos que adotar o Jira vai além de implementar uma ferramenta de gestão de projetos: fazê-lo implica questionar processos antigos que perpetuam ineficácia, encontrar novas metodologias de trabalho, e finalmente, capacitar as diferentes equipas com a tecnologia e as soluções necessárias para potenciar a sua produtividade, melhorar a colaboração e incrementar a entrega de projetos com qualidade.

Contacte-nos para apoiar a sua equipa neste processo de transformação.