Os ativos – denominados de “assets” – são uma peça cada vez mais fundamental de uma organização. As empresas precisam de ter uma visão geral perfeita sobre estes ativos, pois só assim poderão prestar os seus serviços da melhor maneira. Assim, a gestão de ativos deve ser, cada vez mais, uma prioridade para qualquer empresa.
Quando pensamos em ativos na nossa empresa, tendemos a visualizar apenas as coisas que usamos no nosso trabalho diário, como um computador, um carro, etc. De facto, isso é verdade, mas um ativo é mais do que isso. Pode ser um computador, mas também pode ser uma patente, um cliente ou um funcionário. No final de contas, pode ser algo que tenha valor por si e um perfil por si só.
Um problema comum é a forma como a organização gere os seus ativos. Esta questão surge porque várias áreas possuem diversas formas de registo e outras tantas formas de acompanhar esses ativos, o que se torna um problema quando precisamos de ter uma visão holística sobre eles.
Com o acelerado ritmo de crescimento dos negócios e também das diferentes localizações, o processo de aquisição de ativos tornou-se mais ágil do que nunca e por isso um pouco mais difícil de controlar pelas organizações.
Portanto, devemos perguntar-nos se sabemos quantos ativos a nossa empresa possui atualmente, a quem são atribuídos e quantos anos de utilização têm.
Essa falta de visão traz incerteza quando a organização precisa de enfrentar um novo desafio. Como um projeto, por exemplo, onde não está claro quais são os ativos disponíveis ou quando há uma oportunidade de substituir certos ativos porque não sabemos exatamente/rapidamente quantos ativos temos desse tipo, ou com mais de X anos e qual o seu status operacional.
Outra dimensão deste problema é a relação entre ativos, se existir um problema técnico com um determinado ativo, como isso afeta os restantes ativos da minha organização e como esse risco potencial afeta a minha operação?
Estes problemas não são problemas novos, são apenas problemas que estão a crescer e a ter mais visibilidade na maioria das organizações.
Que soluções existem para o meu negócio na gestão de ativos?
Assim, introduzimos o papel das ferramentas Atlassian. Algumas organizações já podem usar o Jira Service Management (JSM) para fins de helpdesk com o complemento Insight. A Atlassian tem o Insight (um complemento autónomo que agora incorpora o Jira Service Management Premium) que o pode ajudar na organização de tarefas.
Mas este artigo não é sobre empresas que têm o Atlassian’s Insight, mas sim sobre a gestão de ativos que pode usar o potencial nativo do Jira Service Management.
Costuma-se dizer que “menos é mais” e podemos não ter a necessidade de uma ferramenta poderosa como o Insight para a gestão de ativos.
Imaginemos um caso fictício de uma empresa que procura gerir os seus ativos com os recursos nativos desta ferramenta da Atlassian.
Uma das soluções possíveis é utilizar o nosso Jira Service Management para solicitar uma nova máquina, solicitar assistência técnica, etc. Assim, a partir de agora, as especificações e o status dos ativos deixam de ser registadas fora do controlo do Jira e do Jira Service em arquivos externos como o Excel por exemplo.
Criámos também um projeto específico entre o Jira e o Jira Service Management no qual, quando é feita uma solicitação, um novo processo de ativos é iniciado.
Agora, o pedido do JSM para aquisição de uma nova máquina (por exemplo) é relacionado com o ativo em Jira que já existe.
Desta forma, podemos seguir o fluxo de trabalho de solicitação para a atribuição de um ativo (como já era possível) e, ao mesmo tempo, podemos seguir o fluxo de trabalho de ativo específico enquanto ele passa por fases como por exemplo: “preparação do desktop”, “entrega”, etc.
É possível até trazer uma nova dimensão de informação adicionando uma camada de dados que é o “funcionário”. E, com filtros específicos, podemos obter relatórios sobre todos os ativos associados a um determinado “funcionário”.
Claro que provavelmente haverá uma preocupação em como inserir ou atualizar ativos existentes (com esta configuração) no sistema. Mas, para esse propósito, podemos sempre contar com os recursos de importação nativos ou a API. Portanto, se tivermos a configuração correta dos produtos, projetos e ativos e adicionarmos os padrões de relação corretos entre eles, podemos gerir ativos simples de forma nativa. E com base nesses dados podemos fazer pesquisas/filtros no ecossistema de ativos e obter dashboards de modo a ter uma visão sobre os mesmos.
Os filtros podem ser de grande utilidade, não apenas como ferramenta de pesquisa de ativos com base em campos específicos ou status de fluxos de trabalho, mas principalmente para servir de base para os dashboards.
No final, podemos contar com os dashboards que o Jira nos oferece para dividir as informações e obter relatórios estatísticos do ativo existente por tipo, funcionário, prazo de validade, em que estado ou por centro de custo – estes são apenas alguns exemplos.
Pensamentos Finais
No que diz respeito aos ativos, como pudemos ver, esta abordagem permite saber de forma rápida e eficiente o que temos “in house” e como podemos gerir ativos de forma assertiva!
Sinta-se à vontade para entrar em contato connosco para que possamos discutir como podemos melhorar e dar um novo potencial ao seu Jira.
Atlassian Project Manager – Xpand IT
