A organização de trabalho é uma preocupação constante para todas as empresas. Quem delega o quê? Como está o progresso daquele projeto que é crucial? Como avaliamos a carga de trabalho da equipa? Estas são questões legítimas e as ferramentas Atlassian são aliados importantes para ajudar a otimizar as operações da sua equipa.
Utilizando o exemplo prático da equipa de Marketing da Xpand IT, demonstramos o potencial destas ferramentas para equipas de negócio.
Confluence: facilitar a gestão e partilha de conhecimento
Independentemente da indústria em que a sua organização está inserida, o Confluence é uma plataforma essencial para a gestão e partilha de conhecimento. Esta ferramenta permite que as equipas partilhem projetos, resultados, e outras informações úteis para a empresa. Com a estrutura que carateriza esta ferramenta, o Confluence pode ser considerado como uma rede social interna, que facilita o fluxo de informações e mantém todos os membros da organização atualizados sobre os diferentes projetos das equipas.
No caso da equipa de Marketing da Xpand IT, o Confluence cumpre 2 propósitos: documentação de todos os processos da equipa e a visão operacional e estratégica das iniciativas de marketing.
O fácil e rápido acesso à informação faz com que todos os colaboradores se sintam envolvidos nos projetos, promovendo e reforçando a cultura de trabalho em equipa.
Para além disso, todos na equipa conseguem consultar documentação sobre como fazer determinada tarefa. Assim a informação não fica perdida em colaboradores específicos. Com o Confluence, todos têm voz e podem partilhar feedback e aprendizagens.
O impacto do Confluence pode ser também percecionado quando falamos de equipas multidisciplinares: tomemos como exemplo as equipas de Marketing e Sales, por exemplo.
Ainda que estas equipas atuem em níveis diferentes, o Confluence permite que ambas tenham acesso à mesma informação e que ambas contribuam, oferecendo assim a possibilidade de agilizar os processos que estejam dependentes das duas equipas.
Estes são apenas alguns exemplos dos benefícios que o Confluence pode trazer a uma equipa. No entanto, é importante notar que a plataforma exige alguma atenção por parte da equipa, já que pode facilmente ficar esquecida e desatualizada.
A manutenção ativa da ferramenta é importante para garantir que esta continua a ser útil e eficaz na gestão de conhecimento da equipa.
Jira: otimizar o trabalho das equipas de negócio
O Jira, tradicionalmente associado a equipas de desenvolvimento de software, também é uma ferramenta valiosa para equipas de negócio, como as de Marketing e Operações, por exemplo. A plataforma permite que as equipas visualizem todas as suas tarefas de uma forma mais prática, intuitiva e colaborativa, facilitando a gestão de trabalho e coordenação entre diferentes membros da equipa.
No contexto de uma equipa de negócios, o Jira pode ser utilizado para organizar campanhas de Marketing, planear eventos, ou gerir qualquer outra iniciativa – seja esta operacional ou estratégica. O workflow da equipa de Marketing da Xpand IT no Jira divide-se em cinco fases:
- Backlog & Planning: todas as tarefas que estão em pipeline e que ainda necessitam de ser distribuídas por diferentes membros da equipa, consoantes as suas diferentes valências;
- In Progress: todas as tarefas que já têm ownership e que já estão a ser operacionalizadas;
- In Review: todas as tarefas que carecem de algum tipo de aprovação, seja aprovação por outros membros da equipa de Marketing, ou intervenientes externos;
- Done: todas as tarefas já concluídas;
- Blocked/Canceled: todas as tarefas que estão bloqueadas por fatores externos à equipa e/ou foram canceladas.
Vamos considerar um exemplo prático: a publicação deste artigo no nosso blog. No Jira, foi criada uma tarefa específica para este artigo, à qual foram assignadas diferentes sub-tarefas, que dizem respeito aos diferentes passos que necessitam de estar concluídos para garantir que o artigo é publicado na data que foi planeada. Desta forma, conseguimos assignar diferentes tarefas a diferentes responsáveis, correlacionar dependências e gerir o trabalho, tanto ao nível individual, como ao nível coletivo:
Com esta abordagem, a equipa de Marketing consegue visualizar e gerir a carga de trabalho necessária a cada projeto, otimizando o tempo e a eficiência dos recursos que estão disponíveis para a equipa naquele momento.
Além disso, o Jira oferece a capacidade de personalizar fluxos de trabalho de acordo com as necessidades específicas da equipa. Por exemplo, para uma campanha de Marketing, um fluxo de trabalho pode considerar etapas como: brainstorming, criação de conteúdo, revisão, aprovação e lançamento.
Cada uma destas etapas pode ser monitorizada no Jira, garantindo que todos os envolvidos sabem em que fase o projeto está e o que é necessita de ser feito para este avançar. Para além disso, também é possível integrar com a documentação do Confluence, garantindo que toda a equipa tem acesso à informação mais atual sobre os diferentes procedimentos que estão relacionados com determinado projeto.
Com esta ferramenta, a equipa de Marketing conseguiu melhorar significativamente a transparência e a eficiência na gestão das suas iniciativas de Marketing, o que resultou num melhor alinhamento interno, tanto para a entrega dos projetos dentro dos seus timings, como na qualidade de entrega e a correspondência das expetativas dos diferentes stakeholders.
Conclusão
Neste artigo, abordámos a forma como algumas das ferramentas Atlassian – Confluence e Jira – são utilizadas diariamente pela nossa equipa de Marketing. No entanto, as ferramentas da Atlassian vão muito mais além do que aqui apresentámos. Desde a personalização dos fluxos de trabalho no Jira, até à gestão de conhecimento no Confluence, as soluções que melhoram a colaboração das equipas são vastas.
A Xpand IT é uma empresa global que atua como Atlassian Gold Solution Partner em Portugal, desenvolvendo serviços e produtos Atlassian na área da colaboração e gestão de processos de trabalho de equipas de múltiplos sectores de atividade. O nosso know-how, aliado à experiência em tecnologia Atlassian, permite-nos prestar vários serviços de consultoria especializada para a instalação, configuração, migração e upgrade, customização, suporte, formação, assessment e empowerment em ferramentas Atlassian. Saiba tudo, aqui.
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