LEO: automação para departamentos financeiros

Automação é uma das grandes tendências tecnológicas dos últimos tempos e é um “hot topic” para diferentes indústrias. Mas esta palavra não é apenas uma moda passageira. Muito pelo contrário. É uma tendência que tem o potencial para revolucionar qualquer empresa e qualquer indústria. Automação faz parte do futuro das empresas: as empresas que não apostarem em automação vão perder vantagem competitiva face àquelas que apostarem nesta tecnologia para melhorar os seus processos internos, criarem eficiências internas e automatizarem tarefas que estão ainda dependentes de recursos humanos. Desta forma, as empresas conseguem libertar tempo precioso dessas mesmas pessoas para que estas se consigam focar em temas mais estratégicos para a empresa.

Pode ser surpresa para alguns, mas a verdade é que o potencial de automação é, a esta altura no tempo, quase ilimitado. De acordo com a McKinsey, 60% de todas as profissões têm, pelo menos, 30% de atividades que podem ser automatizadas, enquanto que 50% das atividades têm a possibilidade de ser automatizadas com tecnologia que já temos atualmente ao nosso dispor. Adicionalmente, atividades do foro financeiro têm, de acordo com a mesma consultora, um potencial de automação de 47%. Tarefas estas, mais especificamente, que incluam processamento de dados é onde o potencial de automação é mais notório.

Conhece algum departamento cujo dia a dia seja lidar com inúmeros documentos que necessitam de ser processados e interpretados? Um departamento cujos processos fossem beneficiar de automação em escala? Damos-lhe mais uma pista: todas as empresas precisam de um departamento destes. Já adivinhou? Pois é, estamos a falar de automação para departamentos financeiros.

Foi precisamente a pensar nas necessidades dos departamentos Financeiros que criámos o LEO – Accounting Assistant e esta foi  uma das duas soluções que a Xpand IT apresentou no Teams Partner Challenge, uma competição anual promovida pela Microsoft para os seus parceiros. O LEO é uma solução suportada em Power Automate e em Microsoft Teams, cujo propósito é ajudar a automatizar e digitalizar rotinas diárias deste departamento como, por exemplo, o processamento de faturas.

Sabemos que todos os departamentos Financeiros precisam de processar uma quantidade abismal de documentos e, como tal, o LEO está preparado para ajudar as equipas financeiras e libertar-lhes tempo precioso para que estas se foquem noutras tarefas mais complexas.

O processo de automação para departamentos financeiros começa quando uma nova fatura chega à caixa de email: o LEO lê o email, verifica se este cumpre com as condições pré-estabelecidas (se foi enviado para o email da equipa de contabilidade, se tem determinado conteúdo na linha do assunto, entre outros critérios – por exemplo, se tem um anexo) e caso essas condições se verifiquem, irá processar a fatura com recurso ao AI Builder. Com o AI Builder, construímos e treinamos modelos que conseguem reconhecer campos relevantes dos documentos analisados como, por exemplo, o valor, o período de faturação e o nome do fornecedor. Quando lidamos com faturas um dos dados mais importantes a analisar é o valor e, como tal, precisamos que a fatura seja aprovada antes de ser inserida nos sistemas da organização. Este pedido de aprovação é enviado via Teams para a equipa de contabilidade, onde um membro a deverá aprovar.

Tendo a fatura sido aprovada e com os dados extraídos pelo AI Builder, passa a ser possível robotizar todo o processo de inserção dessa fatura nos sistemas da organização. Tirando partido da tecnologia de RPA (Robotic Process Automation) que o Power Automate disponibiliza, conseguimos que a fatura seja inserida e processada em alguns segundos de forma automática sem ser necessária a intervenção de qualquer pessoa. Por fim, as equipas financeiras também podem contar com a ajuda do LEO enquanto chatbot: o LEO tem capacidade para responder a uma série de perguntas relacionadas com as faturas que já estão aprovadas, dar uma visão de quais foram as faturas rejeitadas ou aprovadas na última semana, entre outras questões relevantes.

O Teams Partner Challenge promovido pela Microsoft continua, ao longo dos anos, a permitir-nos desafiarmo-nos a nós próprios a construir soluções relevantes, não apenas para o contexto atual em que vivemos, mas também para capacitar as empresas com soluções mais digitais e mais resilientes.

Gostava de ter o LEO – Accounting Assistant na sua organização? Contacte-nos para que o possamos ajudar a concretizar essa visão: