O que é o Power BI (e as suas vantagens!)

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Hoje em dia existem no mercado várias alternativas disponíveis para implementar uma solução analítica. Por isso, quando chega a hora de tomar uma decisão, há que ser consciente e avaliar entre as soluções disponíveis e as suas funcionalidades, qual se adequa melhor à organização. Quando o assunto é usabilidade, sem dúvida que o Power BI é a ferramenta a adotar.

O que é o Power BI?

Ainda não sabe o que é o Power BI? O Microsoft Power BI é a ferramenta de Business Intelligence da Microsoft. Com esta solução é possível consolidar, agilizar, visualizar informações e tomar decisões a partir de dados que podem ser retirados de vários conectores.

Criado para utilizadores tanto técnicos, como não técnicos, esta ferramenta dispõe de uma interface relativamente fácil de utilizar. Os utilizadores de negócio conseguem criar relatórios em tempo real, partilhar relatórios interativos com as equipas, integrar os relatórios no próprio website ou no SharePoint sem a necessidade de escrever qualquer código. Além disso, sendo um produto da Microsoft tem a vantagem de integrar-se com todo o ecossistema Power Platform, OneDrive, Synapse, e muito mais. É importante saber que a ferramenta conta com recursos hospedados na cloud via Microsoft Azure, conhecidos como “PowerBIService”. Deste modo, consegue-se promover a colaboração de equipas através da agilidade na partilha, aumentando a produtividade e autonomia dos mesmos e potencializando a eficiência do seu negócio.

Os benefícios do Power BI para a sua empresa:

1 – Facilidade de acesso ao dados

Todos os dias as empresas geram um enorme volume e variedade de dados. Estes são armazenados em diversas bases de dados e ficheiros, todos diferentes entre si mas com dados relacionados. Com o PBI (Power BI) consegue ligar-se a uma única base de dados ou a várias bases de dados, estabelecendo relações entre as tabelas, para aceder aos dados. Estão disponíveis diferentes conectores para facilmente ligar-se aos dados, incluindo para ficheiros Excel, Microsoft SQL Server, Azure, Oracle e até mesmo para serviços de software, como o Salesforce, Facebook, SharePoint, OneDrive e muitos mais. Oferece, ainda, funcionalidades para conectar-se a dados em tempo real, a partir de uma variedade de fontes e visualizar como alteram em tempo real.

O processo de tratamento e modelação dos dados pode ser facilmente feito no PBI Desktop, utilizando o Power Query, uma funcionalidade que permite aplicar transformações, com o objetivo de tornar os dados mais acessíveis. Ainda assim, para criar modelos de dados complexos ou métricas complexas é sempre preferível escolher uma ferramenta de ETL (Extract, Transform and Load), uma vez que grandes volumes de dados conduzem a um nível baixo de performance do PBI.

Relativamente à atualização dos dados, o PBI oferece duas opções: atualização agendada e atualização incremental. A primeira garante que todos os reports estão atualizados ao dia, conforme agendado. A atualização incremental, por sua vez, permite rapidamente atualizar grandes volumes de dados ou dados históricos, inserindo só as linhas novas ou alteradas. Com a opção “detetar alterações de dados” é possível selecionar uma coluna de data/hora, que é utilizada para identificar e atualizar apenas as datas em que os dados sofreram alterações.

2 – Visualizações com grande flexibilidade

PBI oferece uma grande variedade de opções visuais, incluindo mapas integrados com o BingMaps para geocodificação e opções para visualizar dados utilizando as linguagens R e Python, e tudo diretamente disponível no painel de Visualizações. É ainda possível criar visuais customizados ou importar visuais da biblioteca da Microsoft AppSource. Com a variedade de opções, cada empresa conseguirá encontrar a visualização que melhor se adequa às suas necessidades.

Visto que um dos objetivos do PBI é melhorar a experiência do utilizador, não é uma surpresa que tenha a capacidade de criar relatórios dinâmicos, e que os visuais interagem uns com o outros. Por exemplo, ao selecionar um determinado elemento numa visualização, é possível filtrar ou realçar outras visualizações relacionadas com esse mesmo elemento. Adicionalmente, permite sincronizar os filtros entre as páginas do report, de forma a manter as seleções definidas ao navegar pelo mesmo. O PBI tem ainda a vantagem de detetar automaticamente hierarquias para os dados, permitindo a criação de visuais atrativos para detalhar os mesmos a diferentes níveis.

Usualmente, os relatórios são compostos por muitas visualizações distribuídas por múltiplas páginas e que posteriormente são publicados no PBI Service. Aqui, a magia acontece e os utilizadores podem afixar elementos de vários reports e arranjá-los, de forma a criar dashboards que irão contar uma “história”.

Finalmente, esses dashboards podem ser partilhados com as equipas indicadas, que interagem com os mesmos através do PBI Mobile.

3 – Algumas funcionalidades poderosas…

O PBI tem algumas funcionalidades integradas com IA (Inteligência Artificial) que permitem levar a análise de dados a outro nível, como por exemplo, o Quick Insights. Com esta funcionalidade, é possível executar informações rápidas acerca dos dados e partilhar facilmente essas informações nos reports e dashboards. Com a funcionalidade Key Influencers, as organizações tem a capacidade de realizar análises avançadas e obter respostas rapidamente. Por exemplo, uma empresa pode utilizar esta funcionalidade para descobrir o que causou um aumento recente nas vendas, e desta forma identificar quais os fatores que afetam as mesmas. Ainda assim, é fulcral que exista uma preparação dos dados à priori, mas de uma forma geral os utilizadores conseguem construir as suas próprias visualizações e perceber quais os fatores que as impactam, na forma de Key Influencers.

Q&A (Questions & Answers) é outra funcionalidade integrada com IA, que permite aos utilizadores fazerem questões em linguagem natural e obterem a resposta no formato de visualização. Os utilizadores podem encontrar esta funcionalidade disponível nos dashboards, tanto no PBI Service como no PBI Mobile. Com o Q&A podem explorar os dados, fazendo as suas próprias questões e até mesmo afixar as visualizações interessantes a um dashboard, dependendo das permissões definidas. O Q&A também pode fazer parte dos relatórios, ao incluir a visualização de Q&A nos mesmos. Sendo que esta visualização vai ter o mesmo comportamento que qualquer outra no report, permitindo os filtros cruzados entre elas. Definitivamente, o Q&A é uma funcionalidade poderosa, uma vez que está disponível no modo de consulta direta, automaticamente sugere sinónimos para os termos de negócio, e permite aos utilizadores solicitar ao designer do relatório a inclusão de termos específicos de negócio, que necessitem para utilizar corretamente o Q&A.

As capacidades do PBI são ilimitadas, no que diz respeito à experiência do utilizador e à navegação entre relatórios. Por isso mesmo, PBI desenvolveu uma funcionalidade que permite a pormenorização de relatórios cruzados, em que o utilizador pode saltar de um report para outro no mesmo workspace ou aplicação, associando relatórios com conteúdos relacionados.

4 – Partilha de conteúdos com as equipas

Com o PBI, os utilizadores de negócio conseguem facilmente partilhar conteúdo com as diferentes equipas, dentro da organização, promovendo a colaboração e reduzindo os reservatórios isolados de dados. Por exemplo, é possível criar um workspace específico para a equipa de vendas partilhar relatórios, e definir permissões para os utilizadores, limitando o acesso aos dados conforme a sua localização ou função. Ou pode criar uma App para partilhar um conjunto de relatórios com toda a organização, e trazer deste modo os dados para o dia-a-dia da organização.

As empresas podem optar por utilizar opções de cloud, como o SharePoint Team Sites ou o OneDrive, para armazenar os ficheiros .pbix e manter a informação sincronizada entre as equipas. Além disto, de forma a facilitar a comunicação, o PBI oferece no Service a capacidade de adicionar comentários aos relatórios, seja um comentário pessoal ou para outros elementos da equipa. Pode também, configurar alertas de dados para os dashboards, para avisar quando um determinado ponto ultrapassar um limite previamente definido.

A segurança é um tópico delicado para a maior parte das empresas. No sentido de satisfazer a este nível, o PBI oferece os Microsoft Sensivity Labels para classificar os dashboards, relatórios, conjuntos de dados e os fluxos de dados usando a mesma taxonomia que no Office 365, para classificar e proteger os ficheiros. Além disso, o PBI usa também vários protocolos de autenticação como o AD (Active Directory), SAML, Kerberus, etc., de forma a garantir a segurança.

Pensamento finais

A Microsoft desejou colocar a análise de dados ao alcance de todos e com o PBI, definitivamente simplificou este processo. Esta ferramenta não é apenas outro produto da Microsoft, mas também é robusto, userfriendly e escalável ao nível da organização.

É um facto, que o mercado oferece boas ferramentas para análise de dados, mas sem dúvida alguma que o PBI tem funcionalidades e capacidades muito fortes. Por um lado, há que considerar sempre e avaliar qual a solução que melhor se enquadra nos requerimentos definidos. Por outro, o PBI é uma solução flexível o suficiente para disponibilizar uma diversidade de funcionalidades a diferentes níveis, que sem dúvida alguma o irá ajudar no suporte à tomada de decisão. Se pretende transformar a forma como os dados são apresentados perante toda a organização e stakeholders, encontrará na Xpand IT uma equipa especializada que o ajudará a implementar uma solução adequada e eficaz do Power BI.


Beatriz DuarteO que é o Power BI (e as suas vantagens!)

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