O processo de onboarding com Microsoft Teams (e automatização!)

3 min

Não existe qualquer dúvida que o último ano tem sido um ano de adaptação: adaptação a modelos flexíveis de trabalho, adaptação a diferentes rotinas e horários e, finalmente, adaptação ao distanciamento físico. A transição para um modelo de trabalho remoto tem sido, nos últimos meses, a nova realidade para muitas empresas e equipas. As equipas tiveram que arranjar novas formas de colaborar produtivamente e diferentes áreas sentiram necessidade de reinventar muitos dos seus processos.

Uma das áreas que teve que se reinventar durante este período foi a área de Recursos Humanos. Todos sabemos que algumas atividades cruciais para este departamento eram ainda dependentes de presença física nos escritórios e, em muitos casos, envolviam diversas tarefas manuais que dependiam de intervenção humana. Consideremos, por exemplo, as entrevistas de emprego ou até mesmo o processo de onboarding de um novo colaborador.

Em muitas empresas, o processo de integração de um novo colaborador pode ser uma realidade algo complexa e envolve, frequentemente, uma mistura entre processos desconetados, processos manuais e informação distribuída em diferentes sistemas da organização. E, muito frequentemente também, a digitalização e automatização deste processo era adiada devido à falta de tempo e recursos internos. No entanto, nos tempos que correm, a não modernização deste processo não é uma opção. Numa realidade cada vez mais digital onde os modelos híbridos de trabalho serão norma, é crucial garantir que a integração de novos colaboradores possa ser realizada digitalmente de forma igualmente eficaz e envolvente.

Novos tempos, novas soluções: processo de onboarding digital

Identificar o desafio e construir uma solução que endereçasse as necessidades dos departamentos de Recursos Humanos nesta nova realidade foi o ponto de partida para a equipa da Xpand IT participar no Teams Partner Challenge, uma competição anual promovida pela Microsoft para os seus parceiros.

Assim nasceu o POM (Power Onboarding Manager), uma solução que tem como objetivo simplificar e digitalizar o processo de onboarding de novos colaboradores, suportado por diferentes componentes da Power Platform e pelo Microsoft Teams. O POM permite que as organizações otimizem os seus investimentos e incentiva a criação de eficiências internas para o departamento de Recursos Humanos, não só através da redução de documentos, mas também na criação de sinergias entre as equipas de recrutamento e as equipas que estão responsáveis pela integração dos novos colaboradores.

Num primeiro momento em que o futuro colaborador aceita uma proposta, o objetivo é que a nossa solução facilite o processo burocrático de recolha de dados pessoais de uma forma rápida, fácil e segura. Através da submissão de um formulário, diferentes processos automáticos são despoletados para que os acessos do novo colaborador e o cumprimento de diferentes requisitos legais seja realizado por parte de diferentes departamentos.

Concluída a primeira fase, o processo fica centralizado no Microsoft Teams, como hub colaborativo. Já depois de ter recebido o hardware em sua casa e de ter acesso às aplicações que necessita, o colaborador terá acesso a um canal de onboarding no Teams, onde encontrará uma aplicação Power Apps onde terá todas as informações que necessita para se integrar na empresa: contactos de outros colegas, quem é o seu buddy, os próximos eventos (como a sessão de onboarding ou a sessão de integração com a unidade de negócio que integra) ou o HR Bot, cuja missão é responder às perguntas mais frequentes feitas pelos novos colaboradores, tal como “onde devo preencher as timesheets?”, “como acedo à intranet?”, “como posso marcar as férias?”, entre outras.

Assista ao vídeo de demonstração:

O Teams Partner Challenge promovido pela Microsoft continua, ao longo dos anos, a permitir-nos desafiarmo-nos a nós próprios a construir soluções relevantes, não apenas para o contexto atual em que vivemos, mas também para capacitar as empresas com soluções mais digitais e mais resilientes.

Gostava de modernizar o seu processo de onboarding e ter o POM na sua organização? Fale connosco:

Filipa MorenoO processo de onboarding com Microsoft Teams (e automatização!)

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