Política de Denúncia
Finalidade
Na Xpand IT, estamos comprometidos com os mais altos níveis de ética e integridade quer numa perspetiva interna como externa na forma como interagimos com os nossos clientes, parceiros ou outros stakeholders. Os nossos valores, princípios e as políticas orientam a nossa conduta no quotidiano. A nossa responsabilidade é denunciar o comportamento antiético. A política de denúncia da Xpand IT é um importante elemento na regulação de atos corruptos, ilegais ou outra conduta indesejável.
Audiência
Esta política é aplicável a todos que são considerados denunciantes.
Aplicação da política
De forma a cumprir todos os requisitos de independência, imparcialidade e ausência de conflitos de interesse, a Xpand IT definiu uma equipa responsável pelo tratamento de denúncias e aplicação da política.
Atualização e revisão
Este documento deve ser revisto pelo menos uma vez por ano ou quando a gestão da Xpand IT reconhecer alterações significativas (organizacionais, regulamentares ou outras).
A equipa de Quality Improvement tem a propriedade e a responsabilidade de rever este documento.
O CTO é o responsável pela aprovação do documento
Princípios Gerais
O Regime Geral de Proteção de Denunciantes de Infrações (RGPDI) e o nosso processo de gestão de denúncias assentam no seguinte conjunto de princípios:
Confidencialidade
Todos os envolvidos no processo de gestão de denúncias têm obrigação de confidencialidade, incluindo nas situações em que a divulgação das informações seja exigida noutros âmbitos legais. A identidade do denunciante só será divulgada em caso obrigação legal ou de decisão judicial. No caso de não ser solicitado o anonimato, a identidade do denunciante ou de terceiros permanecem confidenciais durante o processo, sendo unicamente do conhecimento das pessoas estritamente necessárias.
A plataforma de comunicação e gestão de denúncias é um canal autónomo dos canais internos, assegurando a integridade e a confidencialidade da identidade do denunciante e pessoas visadas,
bem como de toda a informação relativa à denúncia, impedindo o acesso a pessoas não autorizadas. A confidencialidade da identidade não impede que o denunciante seja contactado, através da plataforma com o objetivo de obter informações relevantes para o apuramento dos factos.
Anonimato
O denunciante poderá solicitar o anonimato no momento inicial da comunicação da infração. O anonimato não é um impedimento à entrega de documentação que suporte os factos relatados. E não impede também que o denunciante seja contatado para obtenção de informações relevantes, mantendo-se um registo documental no canal de denúncia de todas as interações.
Não deverão ser referidos dados que possam contribuir para o reconhecimento do denunciante. O anonimato será garantido através da encriptação de mensagens e de outras rotinas de segurança asseguradas pelo sistema, sendo que todas as comunicações são efetuadas, exclusivamente, via Canal de Denúncia.
Independência e autonomia
Os procedimentos de receção, tratamento, investigação, decisão e conservação das comunicações de infrações asseguram que estas são tratadas de forma independente, autónoma, imparcial e sigilosa.
Estão excluídas do processo todas as pessoas em que se verifique a existência de um conflito de interesses no desempenho das suas funções.
Não retaliação
A Xpand IT não poderá tomar qualquer medida retaliatória contra quem legalmente comunique uma infração ou forneça alguma informação ou assistência no âmbito de investigação das comunicações de infrações apresentadas.
As comunicações efetuadas pelo denunciante não podem servir de fundamento à instauração de qualquer procedimento que constitua um prejuízo para o denunciante, exceto se as mesmas forem deliberadas e manifestamente infundadas.
Boa fé
Quem denunciar de má-fé, de forma leviana ou sem qualquer fundamento, poderá estar sujeito a responsabilidade disciplinar, civil e criminal, nos termos previstos na Lei.
Proteção de Dados Pessoais
A gestão do processo não prejudica o integral cumprimento da legislação aplicável em matéria de proteção de dados pessoais.
Denunciante
É considerada denunciante a pessoa singular que denuncie ou divulgue uma infração com fundamento em informações obtidas no âmbito da sua atividade profissional.
São considerados denunciantes:
- Os colaboradores com vínculo laboral, independentemente da modalidade (por tempo indeterminado, a termo, a tempo inteiro ou parcial);
- Voluntários e estagiários, remunerados ou não remunerados;
- Ex-colaboradores;
- Candidatos em processo de recrutamento ou durante outra fase de negociação pré-contratual de uma relação profissional constituída ou não constituída.
- Prestadores de serviços, contratantes, subcontratantes e fornecedores, bem como quaisquer pessoas que atuem sob a sua supervisão e direção;
- Os titulares de participações sociais e as pessoas pertencentes a órgãos de administração ou de gestão ou a órgãos fiscais ou de supervisão de pessoas coletivas, incluindo membros não executivos.
Infrações contempladas no Canal de Denúncia
O Canal de Denúncia deve ser utilizado exclusivamente para denunciar, de boa-fé e com fundamento sério e verdadeiro.
No Canal de Denúncia é possível denunciar situações enquadrados nas seguintes categorias:
- Abuso de poder;
- Assédio Sexual, Moral ou Laboral;
- Atos de Retaliação no seguimento de uma denúncia;
- Branqueamento de capitas e financiamento do terrorismo;
- Concorrência ou Obrigações Fiscais;
- Contratação Pública e Procedimentos Concursais;
- Corrupção ou Tráfico de Influências;
- Discriminação;
- Higiene, Saúde e Segurança no Trabalho;
- Potencial Furto, Roubo, Fraude ou Conflito de Interesses;
- Segurança e conformidade dos produtos;
- Violação das obrigações laborais ou corporativas;
- Violação das políticas, normas internas ou do código de conduta da organização;
- Violações dos Direitos do Consumidor;
- Violações graves aos Direitos Humanos, Saúde, Segurança ou Ambiental;
- Violações no âmbito da Privacidade, Proteção de Dados Pessoais e Segurança da Informação;
- Outras infrações
Gestão da denúncia interna
A denúncia será recebida, analisada e seguirá o fluxo apresentado em seguida.
1. Apresentação da denúncia
No canal de denúncia, o denunciante preencherá um formulário, no qual terá, no mínimo, de identificar o tipo de evento a reportar, efetuar uma breve descrição dos factos que suportam o caso comunicado, e identificar a relação com a Xpand IT. O denunciante pode ainda anexar documentação que suporte o caso.
Assim que o denunciante submeter uma denúncia, recebe uma referência do processo criado automaticamente, sendo-lhe solicitado o armazenamento de uma palavra-passe.
Atenção: Estas referências pessoais e confidenciais são o único meio para aceder e acompanhar o seu processo de denúncia (em caso de perda ou de esquecimento, não podem ser redefinidas).
2. Recepção da denúncia
No prazo máximo de 7 dias, após a comunicação da denúncia, será acusada a sua receção e serão prestadas informações sobre os requisitos, autoridades competentes e forma de admissibilidade da denúncia externa. Ao longo da investigação, a equipa poderá ainda ter a necessidade de contactar o denunciante para obter informações adicionais.
3. Acompanhamento da denúncia
Todas as denúncias são geridas pela equipa que operacionaliza o Canal de Denúncia, que procederá à sua análise de forma imparcial e independente, estando assegurados procedimentos de salvaguarda, em caso de eventual situação de conflito de interesses.
Através do botão “Acompanhar denúncia já existente” tem acesso às mensagens trocadas, permitindo-lhe acompanhar a evolução do processo, colocar questões, completar a sua comunicação, dialogar diretamente com os intervenientes no Canal de Denúncia protegendo a confidencialidade das comunicações.
4. Conclusão da denúncia
No prazo máximo de 3 meses, o denunciante será informado das medidas previstas ou adotadas para dar seguimento à denúncia e a respetiva fundamentação da mesma.
Caso o requeira, o denunciante será informado do resultado da análise de denúncia, no prazo máximo de 15 dias, após a respetiva conclusão.
Proteção e Conservação de Dados
Como referido anteriormente, o tratamento de dados pessoais no âmbito do tratamento das denúncias, cumpre o disposto no Regulamento Geral da Proteção de Dados.
O registo das denúncias recebidas será conservado, pelo menos, durante o período de cinco anos e, independentemente desse prazo, durante a pendência de processos judiciais ou administrativos referente à denúncia.