Francisco Costa

Die Qualitätsabteilung ist dafür verantwortlich, dass die Produkte oder Dienstleistungen eines Unternehmens gleichbleibende Qualitäts- und Konformitätsstandards in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Diese Abteilung ist ein Schlüsselelement in jedem Unternehmen, da sie Aktivitäten durchführt, die dazu beitragen, die Qualität bei der Erbringung von Dienstleistungen zu gewährleisten und nicht nur den Ruf des Unternehmens, sondern auch seine Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt zu erhalten.

Zu ihren Aufgaben gehören unter anderem:

• Festlegung von Qualitätskriterien für Produkte oder Dienstleistungen, um sicherzustellen, dass sie den vorher festgelegten Normen und Standards entsprechen;

• Überwachung und Durchführung von Qualitäts- und Sicherheitskontrollen, um sicherzustellen, dass alle Produkte und Dienstleistungen den Erwartungen der Kunden und den Unternehmensstandards entsprechen;

• Antizipieren von Problemen mit dem Ziel, die Effizienz der Prozesse und die Qualität der Produkte und Dienstleistungen kontinuierlich zu verbessern;

Als eine Abteilung, die sich um die Aufrechterhaltung von Exzellenz und Konformität bemüht, steht die Qualitätsabteilung oft vor komplexen und zeitaufwändigen Herausforderungen, die sich direkt auf die betriebliche Effizienz, aber auch auf die Kunden- und Nutzerzufriedenheit auswirken.

Auf der anderen Seite stellt die kontinuierliche technologische Entwicklung die Abteilungen, die keine digitalen Werkzeuge verwenden, vor große Herausforderungen, insbesondere wenn diese zur Optimierung des Qualitätsmanagements beitragen.

Einige der Herausforderungen, denen sich diese Abteilung gegenübersieht, sind:

• Überwachung der Einhaltung der Vorschriften

Mangelnde Transparenz und Kontrolle von Prozessen und Maßnahmen zwischen den Teams erschweren es, die Ursachen von Problemen zu erkennen, ihnen nachzugehen und die Umsetzung von Lösungen zu überwachen;

• die Überwachung von Gesetzesänderungen

Die operativen Prozesse der Teams und die Wettbewerbsvorteile des Unternehmens selbst werden häufig durch die Schwierigkeit beeinträchtigt, die Umsetzung der regelmäßigen Änderungen der Rechtsvorschriften zu überwachen;

• Koordination interner und externer Audits

Je nach Größe des Unternehmens kann es schwierig sein sicherzustellen, dass alle Abteilungen gemäß den erforderlichen Vorschriften und Verfahren geprüft werden;

• Leistungsmessung und Feedback

Das Fehlen wirksamer Mechanismen zum Sammeln und Analysieren von Feedback erschwert die Messung von Schlüsselindikatoren, die für Abteilungen oder Prozesse festgelegt wurden;

• Übermäßige Dokumentation

Informationen – sowohl manuelle als auch digitale – sind in der Regel über verschiedene Anwendungen verstreut, was den Zugang und die Aktualisierung erschwert.

Die oben genannten Herausforderungen unterstreichen die Bedeutung einer flexiblen und robusten Lösung, die in der Lage ist, Prozesse zu automatisieren und zu vereinfachen. Gleichzeitig unterstreichen sie die Notwendigkeit, die Kommunikation innerhalb und zwischen den Abteilungen zu verbessern, damit diese Abteilung mit maximaler Effizienz und nach ihren eigenen Qualitätsparametern arbeiten kann.

Jira – ein Tool zur Prozessautomatisierung und Verbesserung der Kommunikation, ermöglicht es der Abteilung, sich auf die Umstrukturierung und Optimierung der bestehenden Arbeitsabläufe zu konzentrieren. Dank seiner Anpassungsfähigkeit und Personalisierbarkeit ist es in der Lage, die spezifischen Bedürfnisse des Teams zu erfüllen.

Die Implementierung von Jira umfasst einige Schlüsselfunktionen, die für Sie und Ihre Abteilung von entscheidender Bedeutung sein können:

• Personalisierte Arbeitsabläufe:

Erstellen und personalisieren Sie Arbeitsabläufe, die die tatsächlichen Prozesse Ihres Teams widerspiegeln. Sie können nicht nur alle Phasen Ihres Arbeitsprozesses abbilden, sondern auch sicherstellen, dass alle Phasen des Qualitätsmanagements wie geplant durchgeführt und überwacht werden;

• Aufgaben erstellen und überwachen: 

Erstellen und überwachen Sie alle Aufgaben in Ihren Prozessen in Echtzeit, mit vollständiger Transparenz der Kapazitäten Ihres Teams und der laufenden, anstehenden oder bereits abgeschlossenen Aufgaben;

• Echtzeit-Dashboards:

Erstellen Sie innerhalb von Minuten personalisierte Dashboards in Jira. Zeigen Sie kritische Leistungsindikatoren, Auditpläne oder andere Informationen an, die Sie benötigen;

• Automatisieren Sie Benachrichtigungen:

Richten Sie ein Warnsystem ein, damit Ihre Teammitglieder automatisch über kritische Aufgaben oder anstehende Fristen informiert werden. Auf diese Weise können Sie die Reaktionszeit und den Kommunikationsfluss in Ihrem Team verbessern.

Mit der Einführung von Jira können Sie Ihr Zusammenarbeitsmodell grundlegend verändern und eine effiziente Verwaltung Ihrer Aufgaben erreichen, während Sie gleichzeitig die Kommunikation innerhalb und zwischen den Abteilungen verbessern und ein besseres Kapazitätsmanagement erzielen.

Jira kann spezifisch konfiguriert werden, um eine konkrete Antwort auf Ihre Herausforderungen zu geben, da es eine integrierte Lösung bietet, die eine größere Effizienz im Tagesgeschäft gewährleistet.

Die wichtigsten Ergebnisse nach der Einführung von Jira:

• Effiziente Zusammenarbeit zwischen Abteilungsmitgliedern und anderen Unternehmensbereichen;
• Reduzierung des Zeitaufwands für manuelle und sich wiederholende Aufgaben, wodurch mehr Zeit für die Entwicklung komplexerer Aufgaben zur Verfügung steht;
• Prozessoptimierung und Kostensenkung bei den organisatorischen Ressourcen;
• Automatisierung von Aufgaben, Zentralisierung der digitalen Dokumentation für einen leichteren Zugriff.

Unser Team ist multidisziplinär und in der Lage, Sie bei verschiedenen Aspekten zu unterstützen, von der Definitionsphase bis zur Implementierung der Lösung. Wir setzen unsere gesamte Erfahrung und unser Know-how in verschiedenen Bereichen, einschließlich Qualitätsmanagement, ein, um Ihnen den besten Ansatz zu bieten, der stets auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist. Wenn Sie weitere Informationen wünschen, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.

Produktivität, Effizienz und Zusammenarbeit sind wesentliche Elemente in einer wettbewerbsintensiven, dynamischen Geschäftswelt. Business-Teams stehen zunehmend vor der Herausforderung, Projekte effizient zu managen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten involviert und mit den Unternehmenszielen abgestimmt sind.In unserer aktuellen beruflichen Realität wissen wir, dass Ressourcen knapp sind – sei es Zeit, Geld, Wissen, usw. Wir müssen effiziente Tools einsetzen, um Organisationen dabei zu unterstützen, ihre Arbeit effektiv durch kollaborative Lösungen zu managen.Projektmanagement-Tools sind daher ein zentrales Instrument für den Erfolg jeder Organisation. Das Werkzeug Jira Software von Atlassian, welches bei Software-Entwicklungsteams bereits sehr bekannt ist, ist für Business-Teams ebenso leistungsstark. Die Maximierung der Produktivität der verschiedenen Business-Teams beginnt und endet jedoch nicht mit der Implementierung von Tools wie Jira.

Der Weg zur operativen Exzellenz beginnt mit der Bewertung der Herausforderungen, denen Teams gegenüberstehen, um deren Prozesse optimal gestalten zu können. So kann das Tool den Arbeitsmethoden angepasst werden, die am besten zur Realität dieser Teams passen.

Jira ist eine vielseitige Plattform für die Zusammenarbeit, die sich an die verschiedenen Kontexte und Bedürfnisse von Organisationen anpasst. Eines ihrer Ziele ist es, die Verwaltung von Aufgaben zu erleichtern, von einfachen bis hin zu komplexen Projekten.
Seine Flexibilität ermöglicht eine vollständige Personalisierung und Anpassung der verschiedenen Funktionen, so dass es möglich ist, eine Vielzahl von Arbeitsmethoden in verschiedenen Branchen und Abteilungen zu transformieren und zu unterstützen, sei es in der Personalabteilung, im Marketing, im Finanzwesen oder in anderen Bereichen.
Mit seiner hohen Anpassungsfähigkeit hilft Jira bei der Umgestaltung der Prozesse verschiedener Geschäftsteams:

Compliance:

• Auditmanagement: Messung und Verwaltung des Fortschritts von Audits, einschließlich Planung, Durchführung, Dokumentation der Ergebnisse und der entsprechenden Empfehlungen – in Echtzeit und mit Sichtbarkeit des Fortschritts der verschiedenen Audits;
• Dokumentenmanagement: Erstellung, Überprüfung und Genehmigung von Unterlagen im Zusammenhang mit bestimmten Vorschriften.

Personalwesen (HR):

• Leistungsbewertung: Konfiguration und Verfolgung von Leistungsbewertungszyklen, Feedback-Aufzeichnung zur Zielsetzung für Mitarbeiter. Rekrutierung: Management des Rekrutierungsprozesses, von offenen Stellen über die Überwachung laufender Bewerbungen bis hin zu den Interview- und Auswahlstufen.

Marketing:

• Kampagnenmanagement: Planung und Überwachung von Marketingkampagnen, von der Ideenphase bis zur Ausführung und Analyse der Ergebnisse;
• Content Management: Koordinierung der Erstellung, Überarbeitung, Übersetzung und Veröffentlichung von Inhalten, Erleichterung der Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen am Prozess beteiligten Personen (Designer, Content-Autoren, Lektoren, SEO-Spezialisten, Übersetzer usw.).

Kundensupport-Teams

• Beschwerdemanagement: Erstellung, Priorisierung und Überwachung von Beschwerden, um die vom Kunden gemeldete Situation von der Eröffnung bis zur Lösung des Problems zu verfolgen und eine schnelle und effiziente Reaktion zu gewährleisten;
• Automatisierung: Richten Sie Automatisierungsregeln für häufig auftretende Situationen ein, z. B. Regeln für die Eskalation von Beschwerden, automatische Benachrichtigungen für die Überprüfung ausstehender Situationen, automatische Statusaktualisierungen, um die operative Effizienz zu verbessern.

Jira verfügt über eine breite Palette von Funktionen: Auf einer eher operativen Ebene können Sie Aufgaben erstellen, Prioritäten setzen, Fristen festlegen, verschiedene Zuständigkeiten zuweisen und den Fortschritt der verschiedenen Aufgaben überwachen.

Aus Sicht der Zusammenarbeit besteht einer der Hauptvorteile dieses Tools darin, dass es eine klare und effektive Kommunikation zwischen den verschiedenen Mitgliedern eines bestimmten Teams oder einer Abteilung erleichtert und fördert.

Durch Funktionen wie Kommentare, Dokumentanhänge, Erwähnungen und Echtzeit-Benachrichtigungen können alle Beteiligten über die neuesten Informationen und Entscheidungen zu bestimmten Projekten auf dem Laufenden gehalten werden.

Diese Echtzeitüberwachung ist essentiell, damit Teams ihre Liefertermine einhalten, verhindert die Verstreuung von Informationen und vermeidet Missverständnisse. Die Teamleiter erhalten einen umfassenden Überblick über alle Aufgaben in einem bestimmten Projekt und können fundiertere Entscheidungen über den Fortschritt der Aufgaben, die Kapazität des Teams, die Abhängigkeit von anderen Abteilungen usw. treffen.

Darüber hinaus ist es auch möglich, dass verschiedene Business-Teams KanbanBboards mit maßgeschneiderten Informationen erstellen, die einen klaren und direkten Überblick über den Status von Projekten bieten, wobei es möglich ist, zu wählen, welche Art von Informationen direkt dargestellt werden, sei es, wer für die Aufgabe verantwortlich ist, die Lieferfrist, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben oder jede andere Art von Kategorisierung, die erforderlich sein kann (Geschäftsbereich, Budget, etc.).

Beispiel eines Kanban-Boards mit einer Übersicht der Aufgaben und deren Status (zu erledigen, in Bearbeitung, in Prüfung und erledigt).

Darüber hinaus können Teams Dashboards erstellen, die unterschiedlichen Zwecken dienen. Projektmanager können beispielsweise Dashboards konfigurieren, die wichtige Informationen über verschiedene Projekte bereitstellen. Ob es sich um eine Liste ausstehender Aufgaben, den Fortschritt verschiedener Initiativen, bevorstehende Fristen oder die Aufgabenverteilung nach Mitarbeiter oder Geschäftsbereich handelt, Dashboards können das tägliche Management erleichtern und die Entscheidungsfindung unterstützen.

Beispiel für ein personalisiertes Dashboard mit Informationen zu einem Projekt: Anzahl der Aufgaben nach Priorität, Verteilung der Aufgaben nach Status, Sprints mit zugehöriger Aufwandsrate nach Mitarbeiter und abgeschlossene Aufgaben nach Sprint.

Nicht weniger wichtig ist die Fähigkeit, sich stark wiederholende Prozesse zu automatisieren. In einer Zeit, in der Effizienzsteigerung der Schlüssel zum Erfolg ist, ist Automatisierung von entscheidender Bedeutung.

Durch Automatisierung können die verschiedenen Geschäftsteams Jira so konfigurieren, dass bestimmte Aktionen automatisch ausgeführt werden. Egal, ob es sich um die Aktualisierung des Status einer Aufgabe, die Zuweisung von Aufgaben an verschiedene Verantwortliche in Abhängigkeit von verschiedenen Änderungen, das Versenden von Benachrichtigungen oder das Einholen von Genehmigungen handelt, diese Automatisierung ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf die Erbringung höherwertiger Tätigkeiten zu konzentrieren und somit die Produktivität des gesamten Teams zu steigern.

Dies sind nur einige der Funktionen, die Jira den Teams derzeit bietet, damit sie ihre Aufgaben zentralisieren und eine kollaborative Arbeitsbasis aufbauen können, die auf Produktivität, Effizienz und auch Transparenz ausgerichtet ist.

Wir bei Xpand IT sind der Meinung, dass die Einführung von Jira über die Implementierung eines Projektmanagement-Tools hinausgeht: Es geht darum, alte, ineffiziente Prozesse zu hinterfragen, neue Arbeitsmethoden zu finden und schließlich die verschiedenen Teams mit der Technologie und den Lösungen auszustatten, die sie benötigen, um ihre Produktivität zu steigern, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Qualität der Projekte zu erhöhen.

Kontaktieren Sie uns, um Ihr Team bei diesem Transformationsprozess zu unterstützen.

Die Effizienz von Teams zu gewährleisten, kann eine Herausforderung sein, wenn man keine Projektmanagementstrategien oder -Werkzeuge anwendet. Die Unternehmen sind sich heute mehr und mehr der Notwendigkeit bewusst, die Produktivität ihrer Teams zu maximieren, denn dies ist der Grundstein für den Erfolg eines Unternehmens. Hier sind einige der Grundpfeiler:

• Motivierende Führung.
• Transparente Kommunikation.
• Positives Arbeitsumfeld.
• Klare Definition der Ziele.
• Zeitmanagement und Aufgabenverteilung.
• Geeignete Instrumente und Technologien.

Angesichts des zunehmenden Wettbewerbs in der Geschäftswelt wird es immer wichtiger, Werkzeuge einzusetzen, die die Produktivität und das Teammanagement maximieren, da sie die Katalysatoren für den von den Unternehmen angestrebten Erfolg sind.

Wenn Sie zum Beispiel 55 Aufgaben zu delegieren hätten, wie würden Sie sie verteilen? Oder wenn Sie Prioritäten setzen müssten? Dies sind einige der Fragen, die sich unsere Kunden stellen, wenn sie eine innovative Lösung für die Verwaltung ihrer Unternehmensteams suchen.

Atlassian versucht, die Hauptschwierigkeiten bei der Verwaltung von Teams und der Maximierung der Produktivität zu überwinden, indem es das Potenzial seines Ökosystems von Produkten nutzt, die zur Verbesserung der Rentabilität der Arbeit zwischen Teams geeignet sind.

Jira Work Management ist eines der Produkte, die die Arbeitsabläufe zwischen den Teams verbessert und die Zusammenarbeit und Sichtbarkeit zwischen den Teams gewährleistet haben.

Ihre Integration bringt viele Vorteile mit sich:

• Individuelle Anpassung an jeden Prozess oder Bedarf.
• Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern durch die Zuweisung von Aufgaben, Echtzeit-Kommentare und die Integration mit anderen Kommunikationswerkzeugen.
• Bessere Sichtbarkeit des Arbeitsfortschritts und der Teamkapazitäten für Mitarbeiter und Management, was auch zu einem effizienten Ressourcenmanagement beiträgt.
• Steigern Sie Ihre Produktivität, indem Sie Routineaufgaben automatisieren und die Arbeit intelligent organisieren.
• Fähigkeit zur Integration mit anderen Produkten und Plattformen, um die Skalierbarkeit von Aufgaben zu erleichtern.

Wenn man diese Vorteile auf den Bankensektor überträgt, wird man feststellen, dass dies möglich ist:

• Ausarbeitung spezifischer Projekte zur Einführung neuer Finanzprodukte mit detaillierten Angaben zu den einzelnen Phasen des Prozesses, Budgets und Zeitplänen.
• Stärkere Kontrolle der Einhaltung von Vorschriften und Audits, um gute Sicherheits- und Datenschutzpraktiken zu gewährleisten.

Durch die Erweiterung des Potenzials dieses Produkts und seine Kombination mit Confluence – einem Produkt für die Zusammenarbeit und die Organisation von Dokumenten – erhalten Sie einen zentralen Speicherplatz für relevante Informationen über Projekte, Prozesse und interne Verfahren.

Während diese Tools integriert werden und ihr Potenzial entfalten, stellen Sie fest, dass es interessant sein könnte, Tempo Timesheets zu implementieren – eine Plattform für die automatische Zeiterfassung und die Erstellung detaillierter Workflow-Berichte, neben anderen damit verbundenen Tools – bei der Sie die Zeit kontrollieren können, die bestimmten Aufgaben zugewiesen wird.

Mit der Implementierung von Atlassian-Tools, die ein solides und effektives Wachstum unterstützen, und vielen anderen, die einen exzellenten Workflow garantieren, garantieren wir unseren Kunden eine deutliche Verbesserung der Rentabilität und des Team-Managements, die sie suchen. Kontaktieren Sie uns und entdecken Sie, wie Ihre internen Abläufe Ihnen den Vorsprung verschaffen können, den Sie in Ihrem Bereich benötigen.