Automatização de processos em SAP (com Robotic Process Automation)

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De acordo com a Statista, é estimado que a indústria da automação gere cerca de 214 mil milhões de dólares globalmente, um aumento de 15% face ao ano de 2019. Estes dados demonstram que o mercado da automação se encontra em franco crescimento e, sem qualquer surpresa, a pandemia provocada pelo COVID-19 veio gerar ainda mais interesse por esta tecnologia por parte das organizações, pelo grande potencial que lhes oferece no que toca à modernização das suas operações.

A automação, enquanto conceito, pode ter diferentes vertentes dentro de uma organização e, claro, pode ser implementada utilizando diferentes tecnologias.

A automação, enquanto conceito, pode ter diferentes vertentes dentro de uma organização e, claro, pode ser implementada utilizando diferentes tecnologias. Na sua vertente mais lata, automação consiste em automatizar processos internos para aumentar eficiência e produtividade – e gerar economias de escala. Como acontece na escolha de qualquer tecnologia, as empresas procurarão sempre aquelas que lhe tragam mais benefícios e com menor esforço (de implementação, adoção, etc.) de modo a obter o melhor retorno no investimento.

O grande objetivo da automação é pegar num processo manual e repetitivo e torná-lo independente de qualquer interação humana. Como é fácil de perceber, existem inúmeros processos que podemos começar a automatizar, inclusivamente em sistemas que a organização já utiliza no seu dia a dia. É o caso, por exemplo, do SAP – sistema de gestão utilizado em muitas organizações, e um alvo preferencial na criação de fluxos de automação, que permitam otimizar o tempo de todas as equipas que têm de interagir com a plataforma.

Automatização de processos em SAP: caso de uso prático

Hoje em dia, já é possível fazer a automatização de processos em SAP para diferentes ações através do Power Automate da Microsoft, um dos componentes da Power Platform. Isto é possível tirando partido de conectores existentes ou, em alternativa, caso ainda não exista um conector adequado, acedendo às capacidades de Robotic Process Automation (RPA) que o Power Automate Desktop disponibiliza a todos os utilizadores. Estas capacidades de RPA permitem fazer uma gravação da interação que se pretende automatizar, podendo repeti-la quantas vezes se desejar e, desta forma, poupar tempo precioso que pode depois ser orientado para outras tarefas.

A que tipo de processos nos referimos? Um dos casos de uso práticos que já implementamos tem por base uma tarefa morosa, manual e altamente repetitiva que tem que ser feita em SAP. Não havendo qualquer conector disponível, utilizámos o RPA do Power Automate Desktop para conseguir gravar a interação que nos interessava no SAP e depois conseguir reproduzi-la de forma automática, sempre que é necessário fazê-lo. Imaginemos, então, que todos os dias recebe um conjunto de documentos que tem que analisar, extrair informação para depois conseguir introduzi-la em diferentes campos no SAP. Diariamente, e por várias vezes, tem que aceder ao SAP, analisar os documentos e transferir a informação relevante para o seu sistema de gestão, gastando preciosos minutos cada vez que tem que realizar este processo. Com o Power Automate Desktop, passa a ser possível gravar todos os passos desta interação e automatizá-la, por forma a que seja o fluxo sozinho a recuperar a informação que interessa dos documentos e inseri-la automaticamente nos campos adequados do SAP, sem ser necessária qualquer intervenção humana.

A grande vantagem que temos ao utilizar o Power Automate para automatizar esta tarefa é o facto de conseguirmos automatizar não apenas a interação que faríamos em SAP, mas o processo na sua totalidade.

A grande vantagem que temos ao utilizar o Power Automate para automatizar esta tarefa é o facto de conseguirmos automatizar não apenas a interação que faríamos em SAP, mas o processo na sua totalidade. Isto é, com apenas uma única ferramenta, conseguimos fazer com que um fluxo de Power Automate capture os documentos que temos que analisar, conseguimos ter um modelo de Inteligência Artificial a analisar e a extrair os dados dos documentos e, por fim, conseguimos reproduzir o fluxo de RPA e inserir os dados no SAP. Tudo isto acontece de forma automática, numa questão de alguns segundos, e sem que seja necessária qualquer pessoa intervir no processo – havendo a possibilidade de acompanhamento e auditoria para garantir a validade das ações efetuadas.

Assim, um processo que antes estaria altamente dependente de uma ação humana para ser realizado, passa a acontecer independentemente da disponibilidade do recurso humano que trataria deste processo, passando a poder dedicar o tempo ganho em tarefas mais complexas.

E agora? Qual o passo seguinte?

Se depois de ler este blogpost lhe surgiram várias ideias para automatização de processos em SAP, fale connosco. Na Xpand IT, a unidade de Digital Xperience tem-se focado, nos últimos anos, no desenvolvimento de soluções em Power Platform, ajudando diversas empresas a acelerarem a sua transformação digital e a tornarem-se mais produtivas e mais ágeis. A distinção de Parceiro do Ano da Microsoft Portugal para 2021 é um reflexo da nossa experiência neste tipo de tecnologias. Como tal, pode contar com a nossa ajuda e experiência para modernizar os processos internos da sua organização.


Filipa MorenoAutomatização de processos em SAP (com Robotic Process Automation)

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