Automação de processos com RPA (o futuro das organizações)

A tecnologia de RPA (Robotic Process Automation) é uma das tendências tecnológicas dos últimos anos, e a sua adoção foi claramente acentuada no decurso da pandemia que todos atravessamos. A automação de processos com RPA tornou-se um dos mantras das organizações dado que num contexto onde as pessoas foram colocadas a trabalhar fora dos escritórios e longe umas das outras ficaram visíveis várias fragilidades de processos demasiado dependentes de ação humana. Tendo em conta a crescente digitalização dos negócios nas mais variadas indústrias, a automação torna-se cada vez mais premente, já que é precisamente por automatizar diferentes processos que as empresas são capazes de gerar maiores eficiências internas e tornar-se operacionalmente mais eficazes.

Apesar da tecnologia já existir há algum tempo, é expetável que o seu crescimento se continue a fazer sentir nas mais diferentes empresas e mercados, especialmente porque, como já foi referido, a pandemia aumentou o interesse das organizações nestas tecnologias. Segundo a Gartner, até 2024, as grandes organizações vão triplicar a capacidade dos seus portefólios de RPA e a consultora prevê ainda que quase metade de todos os novos clientes de RPA serão perfis de negócio e não apenas de TI (tecnologias de informação).

Neste sentido, a adoção da tecnologia de RPA torna-se mais premente que nunca. Os benefícios da implementação deste tipo de ferramentas nas organizações são muitos: conseguir uma maior produtividade dos processos, diminuir as possibilidades de erro humano, alcançar um rápido ROI e até a escalabilidade que a tecnologia nos permite, entre outros. São muitos os argumentos que poderíamos oferecer para começar já hoje a revolucionar os processos internos da sua organização e a razão pela qual, se ainda não o faz, deverá começar a estar atento à forma como este espaço irá evoluir.

Na unidade Digital Xperience, temos vindo ao longo dos anos a acumular alguma experiência com tecnologias de Robotic Process Automation. Através da Microsoft Power Platfom e, mais especificamente, através do Power Automate temos vindo a explorar e a demonstrar a diferentes clientes o verdadeiro potencial que esta tecnologia tem e, como tal, queremos realçar 2 funcionalidades diferentes que o poderão ajudar a tirar o máximo partido desta tecnologia quando a adotarem nas suas organizações.

A componente de process advisor é uma das funcionalidades mais recentes de RPA no Power Automate. De uma forma simples, o process mining é uma ferramenta que nos permite descobrir, monitorizar e recolher informação pormenorizada para melhorar os processos de negócio. É muito simples utilizar esta funcionalidade: gravando os passos detalhados de cada processo, conseguimos gerar um mapa visual do mesmo. Com este mapa, estaremos depois capacitados para identificar oportunidades de melhoria, analisando os detalhes dos diferentes passos do processo. Esta funcionalidade também nos oferece insights e métricas importantes para que nos seja possível perceber, por exemplo, o que provoca entropias nos processos e identificar melhorias imediatas. No fundo, conseguem-se criar maiores eficiências nos processos e melhorar a forma de trabalhar da organização, dispondo de todas as informações essenciais para otimizar os processos internos que, no final do dia, poderá potencialmente ter reflexo na experiência que oferecemos ao cliente final.

Imagem 1: Mapa visual de um processo (fonte: Microsoft)

Imagem 2: Área de insights do Process Advisor (fonte: Microsoft)

A funcionalidade de automação de documentos foi apresentada, à semelhança da anterior, muito recentemente e combina o melhor da tecnologia de RPA com o da Inteligência Artificial. O propósito da funcionalidade é ajudar as organizações a extrair e interpretar diferentes dados a partir de documentos (estruturados ou não) para automatizar todo o processo de interpretação e processamento, desde a chegada de um email com faturas e recibos até à aprovação desses mesmos documentos antes de serem inseridos no ERP. Desta forma, as organizações conseguem ganhar escala no processamento dos diferentes recibos e faturas que recebem ao longo do dia, ao mesmo tempo que libertam o tempo dos seus colaboradores para tarefas mais complexas e que aportem maior valor à organização – existindo ainda ganhos significativos no que respeita às restantes tarefas das equipas de contabilidade relacionadas com o processamento de despesas. O fluxo é muito simples: o primeiro passo começa com a receção dos documentos numa caixa de email. Os documentos são então analisados pelo AI Builder através de um modelo criado e treinado especificamente para este propósito. Feita esta análise e, caso seja necessário, a informação pode ser validada por um colaborador para garantir que não existe qualquer erro, e, após a aprovação, essa informação é então inserida no ERP ou qualquer outro sistema que a organização já utilize. Por fim, é sempre possível acompanhar e monitorizar o processo para garantir que todos os passos estão a correr como seria expetável.

Imagem 3: Fluxo de automação documental (fonte: Microsoft)

A automação foi uma das tendências tecnológicas identificadas no nosso novo estudo Banking Industry: Digital Banking in a New World e é uma tecnologia que, conforme mencionado no início, irá continuar a crescer nos próximos anos.  A tecnologia de RPA é, de facto, uma peça essencial a considerar na caminhada de digitalização que as empresas terão que continuar a fazer para se modernizarem e para se manterem competitivas na economia cada vez mais digital em que vivemos.

Ficou com vontade de experimentar a tecnologia de RPA e estas funcionalidades que acabámos de partilhar consigo para começar a automatizar os processos mais repetitivos e manuais do seu dia a dia? Se está a considerar adotar esta tecnologia na sua organização ou se quer apenas perceber melhor qual o potencial que o RPA tem para revolucionar a agilidade e produtividade da sua empresa, fale connosco. Teremos todo o gosto em ajudá-lo a dar este passo importante para o futuro da sua organização.