Gestão de equipas de Marketing com ferramentas Atlassian

A organização de trabalho é um tema diário de todas as empresas. Quem delega o quê? Em que ponto está aquele projeto que não pode mesmo falhar? Como fazer o report da carga de trabalho que a sua equipa suporta?

Todas estas questões são legítimas, e é por isso que o vamos ajudar a tirar proveito das ferramentas Atlassian para potenciar a sua equipa e organização. Iremos também apresentar um use case, utilizando como exemplo a equipa de Marketing da Xpand IT, para que possa perceber de forma mais detalhada qual o verdadeiro potencial destas ferramentas em equipas fora do âmbito do desenvolvimento de software.

Confluence

Comecemos pelo Confluence. Esta plataforma de gestão e partilha de knowledge, permite que as equipas, independentemente da área de atuação numa organização, consigam mostrar os projetos em que estão envolvidas, partilhar resultados, iniciativas ou até mesmo conteúdos pessoais que possam ser úteis à organização. Graças à sua estrutura, a plataforma permite que os fluxos de informação corram de forma eficaz fazendo com que todas as pessoas envolvidas na empresa estejam ao ocorrente do dia-a-dia do trabalho de cada um.

Vejamos o caso da equipa de Marketing da Xpand IT. Com o acesso ao Confluence, é possível dar visibilidade à empresa de todas as iniciativas de Marketing (e não só!) que estão a decorrer. O acesso fácil à informação, faz com que todos os colaboradores se sintam envolvidos nos mesmos projetos, aumentando e fomentando a cultura do teamwork. Assim, todos têm uma voz, partilham, contribuem e dão feedback.

Podemos perceber o impacto do Confluence, por exemplo, numa interação entre a equipa de Marketing e a equipa de Sales. Mesmo trabalhando sobre alçadas diferentes, a plataforma permite que ambas as equipas partilhem os seus inputs no apoio à participação da Xpand IT num evento externo. Através da rápida e fácil edição dos conteúdos da página do evento, é possível aumentar a agilidade de todo o processo organizacional e simplificar um trabalho burocrático que, numa habitual troca de e-mails, se pode tornar moroso.

É possível, também, criar notas de reunião, planos de projetos, especificação de serviços, entre outros tipos de documentos, que fomentem o processo colaborativo das equipas e contribuam para uma execução mais ágil e eficaz.

Estes são alguns exemplos dos benefícios que o software Confluence pode trazer à sua equipa.  Poderá saber mais informações sobre o Confluence aqui. Consulte o artigo 10 razões para atualizar a sua versão de Confluence para conhecer outras funcionalidades que pode usufruir com esta ferramenta.

Jira Software

O Jira é uma plataforma de gestão de trabalho que permite que as suas equipas consigam visualizar o estado de todas as suas tarefas de uma forma mais prática, intuitiva e colaborativa. O Jira Software estende a funcionalidade base do Jira para suportar processos ágeis de desenvolvimento (não necessariamente software) e facilitar o planeamento, execução e otimização do trabalho das equipas.

Existem 4 fases ligadas ao sucesso desta plataforma e que impactam positivamente no trabalho das suas equipas:

– Plan: distribuição de tarefas por toda a equipa;

– Track: priorização e acompanhamento de tarefas para o sucesso de cada projeto onde a sua equipa está envolvida;

– Release: tempo de execução das várias tarefas. Ao longo do período de trabalho, cada elemento da equipa pode alterar o status de cada tarefa para manter o resto da equipa atualizada;

– Report: no final de cada período de trabalho, é possível a elaboração de um report que identifique onde a sua equipa teve sucesso e os pontos de melhoria.

É com base nestas 4 fases que regressamos ao exemplo da equipa de Marketing da Xpand IT. Dentro de uma equipa podem existir várias metodologias de trabalho a adotar (neste artigo poderá ver as 5 metodologias Agile que existem). Neste caso, vamos explorar a metodologia SCRUM.  Este método de trabalho carateriza-se pelos ciclos ou etapas de desenvolvimento, definidas como sprints, e pela maximização do tempo de desenvolvimento de uma série de tarefas.

Regra geral, devem existir todos os dias reuniões de 15 minutos, as daily scrum, que permitem determinar o progresso do projeto, dar visibilidade de impedimentos existentes e definir os objetivos para o dia de trabalho. Com períodos de trabalho quinzenais, denominados por sprints, a equipa inicia o seu ciclo de trabalho com uma reunião onde cada elemento da equipa cria as suas tarefas na plataforma e atribui várias métricas às mesmas: story points (de 1 a 8), que ajudam a determinar a complexidade de cada task; horas, que prevê um número mais fiável do tempo a despender  por cada tarefa; priority, que permite definir a urgência de cada tarefa; assignee, pessoa responsável pelo cumprimento da mesma. A equipa utiliza ainda labels (ou tags) para categorizar tarefas, facilitando a análise de tempo dispendido no report final de cada sprint.

Depois, o SCRUM Master – pessoa responsável por garantir as práticas do processo – dá início ao sprint.

No final do sprint, a equipa volta a reunir para fazer o Sprint Review e perceber os pontos de melhoria nos seus métodos de trabalho, dificuldade das tarefas, entre outros.

gestão de equipas

Vejamos o exemplo seguinte:

Neste caso, foi criado um issue no Jira Software para a realização deste blogpost. Foram atribuídos os story points estimados, o número de horas para escrever este artigo e a sua priority.

Como podem ver na imagem, foi atribuído um total de 12 horas para a elaboração deste conteúdo (1d e 4h), a dificuldade foi máxima (relembrando, a escala é de 1 a 8) e foram criadas 3 tags: Blog, porque se trata de uma escrita para o nosso blog; CS, porque é a nossa área de negócio associada às tecnologias referidas; Atlassian, porque é o tema que este use case retrata.

Depois de feito o upload, esta task irá afixar-se na coluna dos “To Do” e irá mudar de status, consoante o progresso da tarefa. Esta tarefa, visto estar a ler este artigo, já foi concluída, pelo que se encontra actualmente no estado “Done”. No entanto, durante a produção deste conteúdo, a mesma encontrava-se no estado  “In Progress”.

Com esta ferramenta, conseguimos perceber, enquanto equipa, a carga horária que é necessária para cada tarefa e, assim, otimizar a organização de trabalho e eficácia na alocação de recursos.

Jira Service Desk

gestão de equipas

Esta plataforma de gestão de pedidos de serviço é a solução ideal para a resolução de issues que possam surgir no dia-a-dia do seu trabalho. A missão da equipa de resolução dos mesmos é responder ao pedido com o maior e mais elevado nível de qualidade de suporte, e ao mesmo tempo conseguir otimizar o processo de resposta e a gestão da sua capacidade.

O processo de abertura de um pedido de suporte (ticket) é bastante simples. Vamos ver o caso da nossa equipa de Marketing em conjunto com a equipa de design para a abertura de um ticket para a elaboração das peças de comunicação deste blogpost. Na plataforma de Jira Service Desk, pode selecionar a categoria do seu pedido. Neste caso, vamos abrir um ticket em “Design Request”.

De seguida, detalhamo-lo da forma mais precisa possível para que a necessidade seja totalmente clara para a equipa de Design. Segue-se a indicação do projeto a que o esforço da equipa de Design sobre este pedido deve ser alocado (para imputação de custos) e a definição de um ou mais aprovadores para a realização deste pedido, se tal for necessário. Por fim, indicamos um deadline expectável para a resolução do ticket – para que a equipa de Design consiga organizar os timelines do seu fluxo de trabalho em concordância – e anexamos quaisquer ficheiros que possam ser úteis à boa resolução do mesmo.

Pensamentos Finais

Neste conteúdo abordámos um caso de uso simples do dia-a-dia da equipa de Marketing suportado em duas ferramentas Atlassian. Existem muitas outras necessidades e especificidades que podem ser mapeadas nestes produtos, cujas funcionalidades podem mesmo ser estendidas com recurso a milhares de apps presentes no Marketplace Atlassian. As possibilidades para a melhoria da colaboração entre equipas são infinitas.

A Xpand IT é uma empresa global que atua como única Atlassian Platinum Solution Partner em Portugal, desenvolvendo serviços e produtos Atlassian na área da colaboração e gestão de processos de trabalho de equipas de múltiplos sectores de atividade. O nosso know-how, aliado à experiência em tecnologia Atlassian, permite-nos prestar vários serviços de consultoria especializada para a instalação, configuração, migração e upgrade, customização, suporte, formação, assessment e empowerment em ferramentas Atlassian. Saiba tudo, aqui.

Pedro RosaGestão de equipas de Marketing com ferramentas Atlassian

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